crm

می‌خواهیم به بررسی نحوه برآورد هزینه راه اندازی ویپ در یک سازمان به عنوان یکی از مهم‌ترین دغدغه‌های یک کسب و کار‌ و نحوه کاهش هزینه‌های تلفنی سازمان به کمک سیستم‌های تلفنی VOIP بپردازیم .

مراکز تلفنی VOIP به دلیل قابلیت‌های بی‌نظیری که در اختیار کاربران قرار می‌دهند ، امروزه به عنوان یکی از نیاز‌های اصلی یک کسب و کار موفق شناخته می‌شوند و همانطور که می‌دانیم برآورد دقیق از هزینه‌‌های پیاده‌سازی آن ، اولین قدمی است که باید برای راه اندازی سیستم تلفنی ویپ در یک سازمان برداشته شود . پس برای آشنایی با نحوه برآورد و نقش VOIP در کاهش هزینه‌های تلفنی یک شرکت با ما همراه باشید .

تاثیر زیرساخت در کاهش هزینه راه اندازی ویپ

یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید برای برآورد هزینه راه اندازی VOIP در نظر بگیریم زیرساخت لازمه برای پیاده‌سازی انواع مراکز تلفنی می‌باشد . در راهکار‌های آنالوگ برای پیاده‌سازی یک مرکز تلفن باید بستر تلفن آنالوگ به صورت کاملا مجزا راه اندازی شود . این در حالی است که مراکز تلفنی ویپ می‌توانند روی بستر شبکه‌ کامپیوتری که در اغلب سازمان‌ها وجود دارد راه اندازی شود . که همین امر یکی از دلایلی است که موجب می‌شود هزینه راه اندازی ویپ نسبت به مراکز تلفنی آنالوگ کاهش یابد .‌ ما قبلا در مقالات مربوط به آموزش و پشتیبانی VOIP به تفصیل به این ویژگی پرداخته ایم .

مدیریت بر هزینه های راه اندازی VOIP

هنگامی که اقدام به راه اندازی یک مرکز تلفنی در سازمان خود می‌کنید باید بدانید که از میان تمامی تجهیزات یک مرکز تلفنی به چه قطعاتی برای راه اندازی اولیه نیازمند هستید . و این که آیا این قطعات می‌توانند در آینده پاسخگوی تغییرات و توسعه مرکز تلفنی شما باشند ؟

برای درک بهتر این موضوع به این مثال توجه کنید . فرض کنید در یک سازمان 20 کاربر به تلفن داخلی نیاز دارند و 3 خط شهری نیز برای مرکز تلفن در نظر گرفته شده است . این سازمان علاوه‌بر سیستم تلفن گویا به CID و ضبط مکالمه نیز برای بهبود کیفیت سیستم احتیاج دارد . این سازمان برای پیاده سازی این سناریو به صورت آنالوگ به یک سانترال TES824 ، کارت تلفن گویا ، سه کارت CID ، دستگاه ضبط مکالمه ، دو کارت اضافی برای سانترال و 20 عدد تلفن احتیاج دارد . این در حالی است که اگر قرار باشد در آینده این تعداد داخلی به 30 کاربر افزایش یابد ، این شرکت مجبور به تعویض سیستم تلفنی خود خواهد بود .

حال اگر قرار باشد از راهکار‌های VOIP (ویپ) برای این سازمان استفاده نماییم می‌توانیم با یک دستگاه Gateway و یک PC متوسط مرکز تلفنی مورد نظر را پیاده‌سازی نماییم و تلفن‌های کاربران را در مرحله‌ی اول به صورت نرم‌افزاری روی کامپیوتر آن‌ها نصب کنیم و تنها در مواردی که احتیاج داریم از تلفن‌های سخت‌افزاری مخصوص VOIP استفاده کنیم .

در این حالت با افزایش تعداد کاربران مشکلی ایجاد نخواهد شد و علاوه بر بهره‌مندی از امکانات بسیار جذاب مراکز تلفنی VOIP (ویپ) می‌توانیم مرکز تلفنی خود را در آینده متناسب با تغییرات و نیاز‌های سازمان خود گسترش دهیم .

همانطور که از مطالب فوق متوجه شدید ، تهیه و پیاده‌سازی یک مرکز تلفن VOIP به ما این امکان را می‌دهد تا هزینه‌های راه‌اندازی مرکز تلفن خود را به صورت کاملا انعطاف‌پذیر مدیریت کنیم و در آینده برای توسعه مرکز تلفن خود مشکلی نداشته باشیم .

برآورد هزینه های نصب و راه اندازی VOIP

حال می‌خواهیم هزینه راه اندازی VOIP (ویپ) را برای یک سازمان متوسط برآورد نماییم ،

• راه اندازی VOIP و هزینه تهیه گیتوی یا کارت برای خطوط شهری

  برای اتصال خطوط تلفن شهری به مرکز تلفن خود باید از گیتوی‌ها و یا کارت‌های تلفنی استفاده نمایید . در صورتی که 4 خط شهری داشته‌ باشید ، هزینه خرید گیتوی یا کارت از حداقل قیمت 1?5 میلیون تومان شروع می‌شود (البته در زمانی که من در حال نوشتن این مقاله هستم) . این مبلغ با داشتن 8 خط شهری تا حدود 3 میلیون تومان نیز افزایش می‌یابد . بدیهی است که تغییر برند و در نتیجه تغییر کیفیت ساخت گیتوی قیمت آن را تغییر خواهد داد . برای اطلاع از انواع کارت ها و گیتوی های VOIP و کارکرد آن‌ها می‌توانید به مقالات آموزش ویپ و نرم افزار CRM در سایت ما رجوع نمایید .

• هزینه تهیه سرور برای راه اندازی مرکز تلفنی VOIP

  تهیه یک سرور برای راه‌ اندازی مرکز تلفن ویپ ضروری می‌باشد . البته باید در نظر داشته باشید که معمولا در سازمان‌ها و ادارات سرور‌هایی برای اجرای سرویس‌های لازم درون شبکه به صورت مجازی‌سازی وجود دارند که می‌توان از آن‌ها برای ایجاد یک ماشین مجازی و نصب مرکز تلفن ویپ استفاده نمود . پس عملا تهیه سرور VOIP برای شما هیچ هزینه ای در بر نخواهد داشت .

• هزینه خرید تلفن‌های کاربران در فرآیند نصب و راه اندازی ویپ

  برای کاهش هزینه‌های راه اندازی VOIP می‌توانید در فاز اولیه راه اندازی از سافت‌فون‌ها یا تلفن‌های نرم‌افزاری استفاده نمایید که به صورت رایگان در دسترس می‌باشند . ولی در صورتی که قصد خرید تلفن‌های سخت افزاری یا IP PHONE را داشته باشید قیمت حدودی آن‌ها از مبلغ 300 هزار تومان شروع می‌شود و با افزایش کیفیت برند و کارایی افزایش می‌یابد .

• هزینه راه اندازی ویپ در زیر ساخت تلفنی

  همانطور که ذکر شد مرکز تلفن ویپ از زیرساخت شبکه‌های کامپیوتری برای ارائه سرویس استفاده می‌نماید . بر خلاف مراکز تلفنی آنالوگ ، برای راه اندازی مرکز تلفن ویپ نیازی به راه اندازی زیرساخت مجزا نخواهید داشت ، که همین امر میزان هزینه راه اندازی ویپ را به میزان چشم‌گیری کاهش می‌دهد .

• هزینه نصب و راه اندازی VOIP

  هزینه راه اندازی مراکز تلفنی ویپ ، توسط سازمان‌ها و متخصصین بسیار متفاوت تعیین می‌شود ، تا جایی که برای تعیین قیمت می‌توان بازه‌ی 1 تا 10 میلیون تومان را در نظر گرفت . در ادامه به برخی از این پارامترها اشاره می‌کنیم :

1. سرویس‌ها و تنظیماتی که روی مراکز تلفنی راه اندازی می‌شود ( شامل ماژول‌ها و نرم‌افزار‌ها )
2. کیفیت راه اندازی مرکز تلفنی ( تامین امنیت مرکز تلفن ، راه اندازی اصولی مرکز تلفن و …. )
3. پشتیبانی ارائه شده توسط شرکت
4. تجربه و رزومه کاری سازمان
5. انصاف و اصول اخلاقی
6. بهترین CRM

همانطور که در لیست برآورد فوق مشاهده می‌نمایید ، با وجود امکانات فراوانی که مراکز تلفنی ویپ در اختیار شما قرار می‌دهند ، برای راه اندازی یک مرکز تلفنی VOIP پارامتر‌های گوناگونی را برای مدیریت و کاهش هزینه‌ها در اختیار دارید . این در حالی است که تهیه یک مرکز تلفن کاملا ابتدایی آنالوگ که تنها پاسخگوی نیاز‌های اولیه یک سازمان باشد ، بدون در نظر گرفتن گوشی‌های تلفن‌ ، زیرساخت تلفنی و هزینه نصب ، برای 8 خط شهری و 24 تلفن داخلی در این تاریخ حدود 4 تا 6 میلیون تومان خواهد بود !!

سازماندهی سیستم تلفنی و افزایش بهره‌وری سازمان به کمک VOIP

موضوع هزینه‌ها فقط به هزینه راه اندازی مرکز تلفن خلاصه نمی‌شود . یکی از نکاتی که یک شرکت باید در انتخاب مرکز تلفنی در نظر بگیرد این است که با توجه به هزینه‌ای که برای راه اندازی یک مرکز تلفن پرداخت می‌کند چه تغییراتی در هزینه‌های جاری شرکت ایجاد می‌شود ؟ و یا این که کدام راهکار می‌تواند علاوه بر رفع نیاز‌های تلفنی موجود ، کیفیت سرویس‌دهی و در نتیجه بهره‌وری سازمان را افزایش دهد ؟

در پاسخ به این سوال‌ها می‌توان سریعا سیستم تلفنی VOIP را معرفی نمود . همانطور که در مقاله ” ویپ چیست ؟ ” گفته شد به طور کلی مراکز تلفنی تحت شبکه به دلیل استفاده از تکنولوژی دیجیتال قابلیت‌های بی‌نظیری مانند ارسال پیام خوش‌آمد گویی ، ایجاد سیستم نظر‌سنجی از مشتری و …. را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که مجموع همه‌ی این قابلیت‌ها باعث افزایش کیفیت سرویس‌‎دهی و در نتیجه افزایش رضایت مشتری و درآمد خواهد شد . این در حالی است که مراکز تلفنی آنالوگ در بسیاری از موارد فقط می‌توانند نیاز‌های اولیه تلفنی یک سازمان را برطرف کنند .

کاهش هزینه‌های مخابراتی با راه اندازی VOIP

همانطور که در مقاله بررسی مزایا و امکانات ویپ مطرح شد ، هنگامی که در یک سازمان و یا بین شعبات از تجهیزات و ادوات داخلی شرکت برای تماس‌های داخلی بین همکاران استفاده می‌شود ، هزینه‌های تلفنی به صورت چشمگیری کاهش پیدا می‌کند . این روند در مرکز تلفن VOIP می‌تواند تاثیر قابل توجهی در کاهش هزینه‌های سازمان داشته باشد .

با توجه به نکاتی که در مورد هزینه راه اندازی VOIP (ویپ) در مقایسه با سیستم تلفنی آنالوگ مطرح شد و قابلیت‌هایی که در ازای پرداخت هزینه برای یک سیستم تلفنی VOIP به دست می‌آوریم می‌توان گفت در بسیاری از موارد راه اندازی یک مرکز تلفن VOIP می‌تواند انتخاب بسیار مناسبی برای پیاده‌سازی یک سیستم تلفنی باشد . این سیستم با توجه به قابلیت‌های بی‌نظیری که برای داخل و خارج از سازمان فراهم می‌کند و قابلیت مدیریت هزینه‌ای که در اختیار ما قرار می‌دهد بدون شک انتخاب اول و آخر خواهد بود .

شما عزیزان می‌توانید در صورت وجود هرگونه سوال و یا ابهام در مورد سیستم‌های تلفنی ویپ و هزینه‌های راه اندازی آن با ویپینگ تماس گرفته و سوالات خود را با متخصصین ما در میان بگذارید .

پیش از اینها در مورد مزایای VOIP صحبت کرده بودیم . امروز به دلایل بیشتر برای مهاجرت از سیستم سانترال به VOIP می‌پردازیم .

با پیشرفت تکنولوژی روز ، بسیاری از سازمان‌ها در حال ارتقاء سیستم‌های ارتباطی خود هستند . جالب است بدانید که در ارتقاء ارتباطات مخابراتی ، بیشترین این ارتباطات از سیستم‌های قدیمی ، به voip ارتقا پیدا می‌کنند .

حال 10 دلیل برای اینکه چرا باید سیستم قدیمی سازمان‌ها به voip  ارتقاء یابد را بررسی می‌کنیم :

1- با VOIP ، تحولی در جدول هزینه‌های تماس خود ایجاد کنید !

از آنجایی که با استفاده از voip ، برای برقراری تماس‌ها و ارسال داده‌ها ، از اینترنت استفاده می‌شود ، کلیه‌ی تماس‌های درون سازمانی و بین سازمان‌های دارنده‌ی voip کاملا” رایگان خواهد بود .

همینطور ارتباط تلفنی با سایر کشورها و سازمان‌هایی که voip دارند به صورت کاملا” رایگان برقرار می‌شود . در نتیجه هزینه‌های قبض تلفن سازمان‌ها به شدت کاهش می‌یابد و در نتیجه دیگر دغدغه‌ای بابت قبوض تلفن سازمان نخواهید داشت .

2- نیازی به پرداخت هزینه بابت نگهداری از VOIP-PBX نیست !

در صورت استفاده از voip در محل سازمان ، هر‌گونه نگهداری از سیستم توسط خود سازمان انجام می‌شود . این تغییرات یا اضافه نمودن امکانات به سیستم نیازی به پرداخت هزینه‌ی اضافی نخواهد بود . حال فرض کنید بخواهید voip را بر بستر cloud دریافت نمایید ، در نتیجه اگر نیاز به تغییر یا پشتیبانی از سیستم داشته باشید ، ارائه دهنده سیستم ، آن تغییرات را انجام می‌دهد و سازمان ، بابت پشتیبانی و نگهداری مستلزم پرداخت هزینه است .

3- بدون نیاز به تهیه‌ی سخت افزار جدید !

عموما” برای تغییر یا ارتقاء هر سیستمی به سیستم بهتر و بروز‌تر ، سازمان‌ها می‌بایست هزینه‌های گزافی پرداخت نمایند . اما جالب است بدانید اگر voip را از سرویس دهندگانی که خدمات را بر بستر voip ارائه می‌دهند تهیه کنید ، بابت هیچ‌گونه سخت‌افزاری نیاز به پرداخت نخواهد بود و شما تنها بابت دستگاه‌های تلفن گویا تحت شبکه هزینه پرداخت می‌کنید . از طرفی ساده‌ترین مدل‌ تلفن‌های تحت‌شبکه نیز تا حد کمی قابل ارتقاء از لحاظ نرم افزاری هستند که این باز از هزینه های شما می‌کاهد .

4- ارسال اتوماتیک تماس های صوتی به ایمیل!

آیا تا به حال فکر کرده‌اید که زمان زیادی صرف مطالعه‌ی ایمیل ها می‌شود ؟ دیگر با voip تمامی پست‌ها ، تلفن‌ها و پیام‌های صوتی به ایمیل شما نیز ارسال می‌گردد و همیشه یک بانک اطلاعاتی مناسب و جامع از کلیه‌ی تماس‌ها خواهید داشت .

5- دستگاه فکس را از روی میز خود جمع کنید !

سیستم فکس ممکن است قدیمی به نظر رسد اما برخی از کسب و کارها به آن نیاز دارند و نمی‌توان منکر این موضوع شد . دستگاه فکس ، خود نیاز به سرویس و نگهداری دارد و این مستلزم پرداخت هزینه است . همینطور برای ارسال و دریافت فکس ، کاغذ زیادی مصرف خواهد شد . جالب است بدانید با voip ، شما دستگاه فکس نیز خواهید داشت . با استفاده از  فکس دیجیتالی ، کلیه‌ی فکس‌ها از طریق کامپیوتر و بدون مصرف کاغذ انجام خواهد گرفت .

6- یکپارچه سازی صداها در تمامی نرم افزار های سازمان

ممکن است در بخش‌های مختلف سازمان‌ از نرم‌افزار‌های مختلفی با قابلیت‌های متفاوت استفاده شود (مثل سیستم‌های پیجر و نرم‌افزار‌های خاص برخی از سازمان‌ها ). با توجه به‌اینکه voip علاوه بر اتصال به شبکه ، قابلیت اتصال به اینترنت را نیز دارد ، بسیاری از قابلیت‌ها و امکانات را ، می‌توان بین آن و دیگر نرم افزارها به اشتراک گذاشت . مثلا” در بخش بازاریابی و فروش می‌توان برنامه‌های نرم افزار CRM را با  VOIPارتباط داد و بسیاری از فراخوان‌های سازمان برای مشتریان را با استفاده از VOIP انجام داد .

7- مطمئن باشید رضایتمندی مشتریان به حداکثر می‌رسد !

مسلما هیچ یک از ما دوست نداریم تا حین تماس ، پشت خط بمانیم و یا تماس ما بین بخش‌های مختلف سازمان انتقال یابد . این موضوع علاوه بر وقت گیر بودن برای کارمندان سازمان‌ها ، مشتریان را خسته و کلافه می‌کند . برای برطرف نمودن این‌گونه مسائل ، سیستم‌های IVR بوجود آمده‌اند . اما تهیه‌ی این سیستم ممکن است گاها” بسیار هزینه‌بر باشد ! حال خوب است بدانید که پشتیبانی VOIP با کمترین هزینه‌ی ممکن ، کار سیستم IVR را انجام می‌دهد و تماس‌های ورودی در ابتدا به اپراتور گویا وصل شده و با شماره گیری توسط تماس گیرنده ، او به بخش یا دپارتمان مورد نظر وصل می‌شود . حتی اگر تماس گیرنده شماره داخلی بخش مورد نظر در سازمان را بداند دیگر نیازی نیست تا منتظر تلفن گویا باشد ! کافیست پس از شماره‌گیری شماره سازمان و برقراری ارتباط اولیه ، با شماره‌گیری داخلی مورد نظر به بخش مربوطه متصل شود .

8- برای راه‌اندازی VOIP نگران صرف زمان طولانی نباشید !

زمانبر بودن راه‌اندازی بسیاری از تکنولوژی‌ها باعث می‌شود تا سازمان‌ها از آن تکنولوژی صرف نظر کنند ! جالب است بدانید برای ارتقاء سیستم سازمان به  HOSTED VOIP ( سرویسی که توسط سرویس‌دهندگان ارائه می‌شود ) فقط نیاز به چند ساعت یا حداکثر یکی دو روز می‌باشد . این تکنولوژی به‌قدری پیشرفته است که حتی تکنسینی به سازمان شما مراجعه نخواهد کرد و فقط کافیست پس از انجام مراحل لازم توسط سرویس‌دهنده ، تلفن تحت شبکه در سازمان به سیستم متصل شده و پس از آن ، از دریای امکانات ویپ استفاده کنید .

9- با امکانات VOIP ، کسب و کار خود را به روز کنید

بسیاری از افراد در طی روز از دستگاه‌های مختلفی مثل تلفن‌همراه ، تلفن‌ محل‌کار ، لپ‌تاپ و … استفاده می‌کنند . هر کاربر می‌تواند سیستم را به گونه‌ای تنظیم کند که در هرجا و هر‌نقطه در دسترس باشد و کلیه‌ی تماس‌ها به او وصل شود و همینطور از امکانات پیشرفته‌ای مثل پیام‌صوتی ، انتقال تماس اتوماتیک ، تماس گروهی و … استفاده نماید . این امکاناتی است که بیشتر ارائه دهندگان سرویس VOIP در سرویس‌های خود ارائه می‌دهند .

10- نیاز به پرداخت هیچ هزینه اضافه‌‌‌‌‌‌‌ ای نیست !

با استفاده از سیستم تلفن‌های سنتی در ابتدا نیاز است تا تعداد خطوط تلفنی مورد نیاز را مشخص نمایید . معمولا” بیشتر سازمان‌ها برآوردشان بیش از نیاز واقعیشان است و به همین دلیل آنان هزینه‌ای مازاد ، بابت خدماتی که به آن نیاز ندارند می‌پردازند . یکی دیگر از شگفتی های VOIP این است که خطوط آن به سرعت می توانند تامین شوند و این امر نیز زمانبر نخواهد بود ! از جمله مزایای VOIP این است که شما با اطمینان ، تنها بابت خدماتی که در حال دریافت هستید هزینه می‌پردازید و هزینه ای بیهوده نخواهید پرداخت .

آنچه در بالا گفتیم ، تنها دلایلی نیستند که شما باید سیستم تلفن سنتی (سانترال) را به VOIP ارتقاء دهید ! با VOIP شما از مزیت‌های بیشماری بهرمند خواهید شد ، اما بدانید سیستم سازمان هرچه سریعتر به VOIP ارتقاء یابد ، سازمان زودتر از مزایای آن بهره‌مند خواهد شد و درواقع سازمان با استفاده از VOIP ، از جدیدترین و به روز‌ترین تکنولوژی دنیا در حال استفاده است .

این را به خاطر بسپارید که VOIP آینده است و شما نباید از آینده جا بمانید …

راه اندازی تلفن گویا ، منشی تلفنی خستگی نا‌پذیر

راه اندازی تلفن گویا یا منشی دیجیتال هوشمند سال‌های زیادی است که به عنوان یک سرویس ارتباطی قدرتمند و منعطف در شرکت‌های ارائه کننده خدمات یا شرکت‌های فروش تجهیزات بسیار مورد استقبال قرار گرفته است. شاید پیش خود بگویید سیستم منشی‌‌ دیجیتال از همان سال‌های ابتدایی ورود سانترال یا حتی تلفن‌های خانگی وجود داشته است و سرویسی نیست که آن را قدرتمند، هوشمند یا منعطف بخوانیم. در سال‌های اخیر با توجه به پیشرفت و مهاجرت سیستم‌های تلفنی منسوخ مثل سانترال پاناسونیک به سمت سیستم‌های تلفنی نوین و هوشمند که به آن‌ها مرکز‌تلفن ویپ گویند، نوع سرویس‌دهی تلفن‌گویا یا همان منشی دیجیتال تغییر و به صورت کامل هوشمندانه شده است. در ادامه شما را بیشتر با منشی دیجیتال آشنا خواهیم کرد و به شما می‌گوییم که این سرویس چطور می‌تواند کسب‌و‌کار‌تان را در کنار بهترین CRM متحول کند.

سامانه تلفن‌ گویا چیست؟

حتما برای شما هم پیش آمده است که با یک شرکت تماس بگیرید و به محض برقراری ارتباط به صورت اتوماتیک شخصی شرکت را معرفی ‌کند، به شما خوش‌آمد بگوید و در ادامه واحدهای مختلف شرکت را با ذکر یک عدد نام ببرد تا شما سریع‌تر بتوانید با واحد یا شخص مورد نظرتان ارتباط برقرار کنید. به این سیستم، تلفن گویا یا منشی دیجیتال می‌گویند. یک منشی خستگی ناپذیر و 24 ساعته! این سناریو از ساده‌ترین خدمات تلفن‌گویا است.

خدمات تلفن‌گویا یکی از مهم‌ترین بخش‌های مرکزتلفن VOIP است. در واقع یک ماژول نرم‌افزاری بر روی یک مرکزتلفن VOIP است که می‌تواند در ساده‌ترین حالت افراد تماس‌گیرنده را به واحدهای مختلف سازمان راهنمایی کند یا به صورت حرفه‌ای و برنامه‌ریزی شده، به طور مثال از مشتریان شرکت شما برای دریافت پشتیبانی کد مشتری بگیرد، به صورت هوشمندانه یک مسابقه تلفنی یا یک تلفن قصه‌گو راه‌اندازی کنید، ارتباط مشتری را به یک درگاه پرداخت برقرار کند یا یک سیستم نوبت‌دهی بیمارستان باشد و بسیاری قابلیت‌های هوشمندانه دیگر که در ادامه با جزئیات بیشتری توضیح خواهیم داد.

راه اندازی سامانه تلفن گویا بر روی بستر مرکز تلفن VOIP

برای راه اندازی تلفن گویا در شرکت خود، ابتدا باید بستر مناسب آن را فراهم کنید. اولین قدم، داشتن یک شبکه کابلی یا بیسیم داخلی پایدار است که معمولا اکثر شرکت‌ها این بستر ارتباطی را به دلیل وجود کامپیوتر و اینترنت داخلی دارند. پس نگران اضافه کردن کابل یا تجهیزات اضافی نباشید.

قدم بعدی که مهم‌ترین قدم برای داشتن یک منشی‌ دیجیتال هوشمند است، داشتن یک مرکز تلفن تحت شبکه است. مرکز تلفن ویپ در واقع وظیفه مدیریت تماس‌های شما را که تلفن گویا بخشی از آن است، دارد. با توجه به ماهیت نرم‌افزاری مرکز ‌تلفن برای استقرار نیازمند یک سرور برای سرویس‌دهی خواهد بود. سیستم منشی دیجیتال هوشمند یک ماژول نرم‌افزاری از مرکز تلفن قدرتمند VOIP است که پس از پیاده‌سازی کامل مرکز تلفن VOIP با توجه به نیاز هر کسب‌و‌کار پیاده‌سازی خواهد شد. پیش از راه‌اندازی تلفن‌گویا باید اطلاعاتی را به شرح زیر در اختیار کارشناس استقرار سیستم تلفن تحت شبکه قرار دهید:

• تمام نیازتان و هر چیزی که در ذهنتان می‌گذرد را صراحتا به مجری پروژه‌تان بگویید. این مهم‌ترین بخش برای طراحی سناریو بر اساس شرح نیازتان است. مثلا اگر ‌همیشه پشت میزتان نیستید و بخشی از روز را خارج از شرکت به سر می‌برید و نمی‌خواهید تماسی را از دست بدهید حتما اعلام کنید. اگر نیاز به صندوق صوتی برای دریافت انتقادات و پیشنهادات دارید، یا می‌خواهید مثلا با وارد کردن یک عدد آدرس شرکت، شماره حساب یا هر اطلاعات دیگر برای تماس‌گیرنده پخش شود به صورت کامل توضیح دهید.
• بر اساس سلیقه و بودجه‌ای که در نظر گرفته‌اید برای ضبط صدا به صورت استودیویی یا توسط خودتان تصمیم بگیرید.
• متن خوش‌آمد‌گویی و پیامی که می‌خواهید پخش شود را آماده کنید. مثلا: “سلام، شما با شرکت ویپینگ تماس گرفته اید، برای ارتباط با واحد فروش عدد یک، برای …”
• پس از تهیه متن، پیش از راه‌اتدازی تلفن گویا، اعداد تخصیص یافته به داخلی‌ها یا گروه‌های کاری را مشخص کنید. مثلا اگر داخلی اول جهت ارتباط با گروه فروش است، داخلی‌های کارشناسان فروش را برای کارشناس استقرار مشخص کنید.

راه‌اندازی تلفن گویا جزئیات فنی بیشتری دارد که باید کارشناس پیاده‌سازی برای شما شرح دهد. مثلا می‌توانید تعیین کنید کسی بتواند به صورت مستقیم یک داخلی را بگیرد یا خیر، فردی که تماس می‌گیرد چند بار امکان وارد کردن عدد اشتباه را داشته باشد، وقتی به انتهای پیام خوش‌آمدگویی رسید، پیام تکرار شود، به یک داخلی مثلا اپراتور وصل شود یا مجدد پیام خوش‌آمدگویی از ابتدا پخش شود. پیاده‌سازی سرویس‌های هوشمند مثل منشی دیجیتال نیازمند بررسی و توجه به شرح‌نیاز دقیق مدیر یک کسب‌و‌کار و یک تیم حرفه ای خدمات VOIP دارد. به صورت کلی موارد یک تا چهار مهم‌ترین گزینه‌هایی هستند که پیش از پیاده‌سازی باید با آن توجه کنید.

راه اندازی تلفن گویا چطور به کسب‌و‌کار شما کمک ‌می‌کند؟

اگر بخواهیم به صورت خلاصه مزیت راه اندازی تلفن گویا را برای کسب‌و‌کارتان بگوییم، در واقع این سرویس همانطور که از نام دیگرش، منشی تلفنی پیداست وظیفه مدیریت تماس‌های ورودی شما را به صورت هوشمندانه، دقیق و در 24 ساعت شبانه روز دارد. راه اندازی تلفن گویا در شرکت شما برای شخصی که اولین بار با شما تماس می‌گیرد، ویترین شرکت‌تان است. شما حتی اگر یک کسب‌و‌کار کوچک داشته باشید، با استفاده از منشی دیجیتال هوشمند شرکت‌تان را سازمان یافته و منظم نشان می‌دهید. معرفی شرکت، خوش‌آمدگویی و نام بردن دپارتمان‌های مختلف مخصوصا با یک صدای گوینده می‌تواند در اولین قدم ارتباط با مشتری بسیار برای‌تان سودمند و باعث جلب توجه و اعتماد شود.

از دیگر مزیت‌های راه اندازی تلفن گویا که می‌تواند به کسب‌و‌کار شما کمک کند، ارتباط فرد تماس‌گیرنده بدون معطلی با واحد یا شخصی است که قصد ارتباط با او را دارد. فرض کنید این سرویس وجود نداشت و منشی یک شرکت به صورت سنتی به این تماس‌ها پاسخ می‌داد و به واحد‌های مختلف وصل می‌کرد. در این شرایط شما به عنوان مدیر یک کسب‌و‌کار باید یک نیرو تمام وقت، صرفا برای پاسخگویی به این تماس‌ها استخدام می‌کردید. علاوه بر این موضوع، مشتریان شما می‌توانند روی تلفن‌گویا و در صندوق صوتی برای شما پیام بگذارند، فکس خود را ارسال کنند، پیام‌ها و سوالات متداول مثل آدرس، شماره حساب و ساعت‌کاری را گوش کنند و بسیاری قابلیت دیگر که فعلا به همین توضیحات مختصر بسنده می‌کنیم و در ادامه شما را با سودمندی‌های هوشمندانه منشی دیجیتال بیشتر آشنا می‌کنیم.

سودمندی‌های پنهان راه اندازی تلفن گویا

هر وقت صحبت از تلفن گویا یا منشی‌دیجیتال می‌شود معمولا تنها چیزی که به ذهنمان می‌رسد همان پیام خوش‌آمدگویی است که همه‌جا شنیده‌ایم. اما این سرویس مهم از خدمات ویپ توانایی ارائه خدمات بسیار گسترده‌تری را نیز دارد که شاید تا به حال به ذهن شما خطور نکرده باشد. با توجه به اینکه راه‌اندازی تلفن‌گویا هوشمند یکی از خدمات مرکز تلفن VOIP که در واقع یک سیستم تلفنی کد‌باز است محسوب می‌شود، امکان برنامه‌نویسی و پیاده سازی انواع نیازمندی‌های شرکت‌ها را در هر نوع کسب‌و‌کار دارد. اصطلاح کدباز به پلتفرم‌هایی گفته می‌شود که تمامی متخصصان امکان دسترسی به هسته نرم‌افزار و تغییرات را دارند. مرکز تلفن ویپ شرکت ویپینگ این قابلیت را به شما می‌دهد تا بتوانید بر اساس نیاز، هرگونه شخصی‌سازی را انجام دهید. در ادامه تعدادی از انواع ماژول‌های متداول از خدمات تلفن‌گویا که فراتر از یک سیستم خوش‌آمدگویی هستند معرفی خواهیم کرد.

1- سیستم نوبت دهی

شاید برای‌تان پیش آمده باشد که برای دریافت نوبت با یک کلینیک یا بیمارستان تماس گرفته باشید و پس از معرفی و پیام خوش‌آمدگویی از شما خواسته است تا زمان حضور خود و پزشک مرتبط را انتخاب کنید و به این صورت نوبتی برای شما در یک تاریخ و ساعت خاص ثبت می‌شود. این سیستم نوبت‌دهی در واقع بر روی تلفن گویا پیاده سازی شده است و یکی از خدمات ویپ محسوب می‌شود.

2- سیستم تیکتینگ تلفنی

از دیگر مزایای راه اندازی تلفن گویا می‌توان به ماژول تیکیتینگ تلفنی که یکی دیگر از سرویس‌هایی است که بر روی ماژول منشی دیجیتال و مرکز تلفن ویپ پیاده‌سازی می‌شود، اشاره کرد. مشتریان شما با شماره پشتیبانی تماس می‌گیرند و مشکل سیستم خود را به صورت یک صدا برای کارشناس مربوط ثبت می‌کنند. کارشناس پشتیبانی مربوطه پس از دریافت تیکت صوتی می‌تواند اقدامات لازم را برای خدمات پشتیبانی ارائه نماید.

3- سیستم ثبت اطلاعات کارجویان به صورت تلفنی

شرکت‌های کاریابی همواره در جست‌وجو و جمع آوری اطلاعات کارجویان و کارفرماها هستند. معمولا شرکت‌هایی در این حوزه موفق هستند که بتوانند دیتابیس بزرگی از این مشخصات داشته باشند. علاوه بر ثبت اطلاعات کارجویان و کارفرماها به صورت کاغذی و اینترنتی، امکان ثبت اطلاعات به صورت صوتی بر روی یک تلفن گویا هوشمند نیز خواهد بود. مزیت استفاده از این سیستم برای کارفرماها، شنیدن لحن معرفی کارجو خواهد بود.

4- سیستم رزرواسیون تلفنی

بسیاری از کسب‌و‌کارها مثل هتل‌ها، مراکز فروش بلیط و… که برای ارائه خدمت نیاز به رزرواسیون از پیش دارند، می‌توانند از این سیستم استفاده کنند. مثلا فردی با یک هتل تماس می‌گیرد، سیستم پس از خوش‌آمدگویی از کاربر می‌خواهد تا تاریخ اقامت خود را وارد کند. در صورت خالی بودن اتاق، اطلاعات ثبت و در صورت نیاز به یک درگاه پرداخت بانکی جهت پرداخت متصل خواهد شد. اگر در تاریخ مورد نظر اتاقی خالی نباشد نیز سیستم به صورت اتوماتیک به فرد تماس‌گیرنده اعلام خواهد کرد.

5- سیستم هوشمند پشتیبانی

بسیاری از شرکت‌هایی که بخشی به عنوان خدمات پشتیباتی دارند، با این مشکل مواجه شدند که افرادی که در لیست مشتریان‌شان نیستند برای دریافت پشتیبانی یا حل مشکلاتشان با مرکز‌ پشتیبانی تماس برقرار می‌کنند. این موضوع باعث می‌شود که شرکت نتواند به مشتریان خودش سرویس مناسب بدهد. زیرا زمان زیادی را با افرادی که مشتری این کسب‌و‌کار نیستند می‌گذراند. یکی دیگر از انواع خدمات تلفن گویا، استفاده از شماره مشتری است. زمانی که فردی با بخش پشتیبانی شرکت شما تماس می‌گیرد تنها با وارد کردن شماره مشتری خود می‌تواند با کارشناسان پشتیبانی صحبت کند، در غیر اینصورت به طور مثال به بخش فروش متصل خواهد شد.

6- تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفنی

یکی دیگر از سرویس‌های هوشمندی که روی تلفن گویا پیاده سازی می‌شود، تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفنی است. در واقع شخصی که با شماره‌های اعلام شده تماس می‌گیرد، می‌تواند بر اساس سلیقه خود در منوی صوتی تلفن قصه‌گو داستان خود را انتخاب و گوش کند. مسابقات تلفنی نیز با همین شرایط برگزار می‌شوند. شاید برایتان سوال پیش بیاید که داشتن این مدل تلفن گویا که ممکن است ساعت‌ها خطوط شرکت را اشغال کند چه سودی دارد؟ در بین انواع خطوط مخابراتی، خطی به نام IN وجود دارد که بر حسب دقیقه، هزینه‌ای مازاد برای ارائه خدمت، به حساب تماس‌گیرنده یا قبض تلفن اضافه می‌کند. بنابراین درآمد چنین کسب‌و‌کارهایی بر اساس میزان مکالمات افراد تماس‌گیرنده خواهد بود.

تبریک! به زودی کسب‌وکار موفق‌تری خواهید داشت.

اگر تا اینجای این مطلب را مطالعه کرده‌اید پس حتما عزمتان برای یک تغییر و تحول اساسی در کسب و کارتان جزم شده است! تا اینجای مقاله با مزیت‌های راه‌اندازی تلفن‌گویا آشنا شده‌اید، حالا می‌دانید که منشی دیجیتال فقط یک پاسخگوی خودکار یا یک پخش‌کننده پیام خوش‌آمدگویی نیست و می‌تواند بسیار هوشمندانه‌تر به کسب‌و‌کار شما کمک کند. برای داشتن این منشی دیجیتال خستگی‌ناپذیر و 24 ساعته نیازمند تجربه کافی و یک تیم متخصص جهت پیاده‌سازی و پیکربندی خواهید بود. همانطور که گفته شد تلفن گویا ویترین و اولین راه ارتباط شما با مشتریان احتمالی‌تان است، بنابراین پایداری و کیفیت این سیستم برای هر کسب‌و‌کاری بسیار مهم خواهد بود. شرکت ویرا پردازش رامان با نام تجاری ویپینگ با سال‌ها تجربه موفق در زمینه پیاده‌سازی مرکزتلفن VOIP و راه اندازی تلفن گویا ، آموزش و مشاوره به شرکت‌ها و ارگان‌های دولتی مختلف آماده پاسخگویی و مشاوره رایگان به شما عزیزان در زمینه خدمات تلفن گویا خواهد بود.

 

منظور از خدمات ویپ چیست؟

خدمات ویپ در واقع تمام سرویس‌هایی است که یک شرکت متخصص در حوزه پیاده‌سازی و استقرار مرکز تلفن ویپ به شما ارائه می‌دهد. یک شرکت ارائه دهنده پشتیبانی VOIP وظیفه ارائه مشاوره صادقانه با توجه به شرح نیاز و بودجه شما را دارد. چنین شرکتی باید توانایی بررسی و نیازسنجی دقیق پروژه شما را داشته باشد، تجهیزات مورد نیازتان را تامین کند، اگر نیازمند نرم‌‍‌افزار خاصی مثل سیستم نظرسنجی تلفنی، نوبت‌دهی تلفنی،ماژول مدیر منشی، صدور قبض، سیستم رزواسیون و … بودید، توانایی برنامه‌نویسی و پیاده‌سازی آن را بر روی مرکز‌تلفن تحت شبکه داشته باشد. در ادامه به جزئیات بیشتری از فاکتورهای انتخاب یک شرکت خدمات ویپ می‌پردازیم.

چطور یک شرکت خدمات ویپ را انتخاب کنیم؟

در هر حوزه کاری شرکت‌ها و اشخاص زیادی مدعی توانایی خدمت‌رسانی به نیازمندی‌های مدیران کسب‌و‌کارها هستند. با توجه به اینکه سیستم تلفن VOIP مخصوصا برای شرکت‌هایی که تماس‌های ورودی و خروجی زیادی دارند، به نوعی قلب تپنده اینگونه شرکت‌ها است، بنابراین از حساسیت حائز اهمیتی برخوردار هستند. مدیران کسب‌و‌کار برای انتخاب یک شرکت خدمات ویپ باید نکته‌سنجی و دقت زیادی را به خرج دهند. در ادامه فاکتورهای مهمی را که شرکت‌های متخصص خدمات مرکزتلفن ویپ برای ارائه خدمت باید داشته باشند معرفی خواهیم کرد.

مشاوره و نیازسنجی دقیق و منصفانه برای ارایه خدمات ویپ از شرکت های دانش‌بنیان

مهم‌ترین بخش پیش از اجرای یک پروژه ویپ، نیازسنجی دقیق بر اساس شرح نیاز شما خواهد بود. بنابراین در اولین قدم، شرکتی که انتخاب می‌کنید باید آنقدر تجربه و رزومه خوبی داشته باشد تا بتواند دقیقا بر‌اساس میزان بودجه، نیازهای کسب‌و‌کار و پیشنهادهایی که از دید شما پنهان است، مشاوره دهد و سناریو پروژتان را طراحی کند.

دریافت لیست مشتریان شرکت ارائه دهنده خدمات VOIP

معمولا با کنکاش در لیست مشتریان یک شرکت خدمات VOIP اطلاعات مناسبی را می‌توانید به دست آورید. لیست مشتریان در واقع تجربه و سابقه یک شرکت را نشان می‌دهد و به شما می‌گوید که تا به حال چندین شرکت خصوصی یا دولتی در کسب‌‌و‌کارهای مختلف به آن شرکت اعتماد و پروژه خود را به آن‌ها سپرده‌اند. صریح بخواهیم بگوییم شرکت‎‌هایی که لیست مشتری محدودی دارند بی‌شک تازه کار هستند و اگر دنبال یک شرکت باسابقه هستید همین اول راه می‌توانید بر اساس این لیست تصمیم خودتان را برای همکاری بگیرید.

تامین تجهیزات سخت‌افزاری برای خدمات VOIP توسط شرکت های وارد کننده

شرکت‌های ارائه دهنده سیستم‌تلفن تحت شبکه، سخت‌افزارهای مورد نیاز پروژه را یا از همکاران واردکننده تجهیزات تهیه می‌کنند یا خودشان به صورت مستقیم تامین کننده هستند. به صورت کلی برای شما تفاوتی نخواهد داشت که شرکتی که می‌خواهید پروژه خود را به آن‌ها بسپارید، سخت‌افزار را از انبار خود تامین می‌کند یا از همکارانشان که در زمینه واردات سخت افزار ویپ فعالیت دارند. نکته‌ای که باید به آن توجه داشته باشید گارانتی سخت‌افزار، قیمت مناسب و از همه مهم‌تر شناخت کامل تجهیزات ویپ توسط آن شرکت است. زیرا در صورتی که شرکت خدمات VOIP با این تجهیزات به خوبی آشنا نباشد، نمی‌تواند بهترین انتخاب و راهکار را به شما ارائه دهد. بنابراین دلیل پیشنهاد هر برند یا محصول را از آن‌ها جویا شوید و خودتان نیز کمی در مورد تجهیزات تحقیق کنید.

پیاده‌سازی و استقرار پایدار و با کیفیت خدمات ویپ

مرحله استقرار سیستم تلفن ویپ باید طبق یک برنامه‌ریزی و بررسی زیرساخت شرکت صورت بگیرید. بنابراین شرکت ارائه‌کننده خدمات ویپ باید علاوه بر توانایی استقرار سرور مرکزتلفن ویپ با زیر‌ساخت شبکه نیز آشنا باشد. مسلما شما به عنوان یک مدیر، سراغ هر شرکتی برای ارائه خدمات VOIP بروید مدعی پیاده‌سازی پایدار و باکیفیت خواهند بود. اما چطور می‌توان این اطمینان را به دست آورد؟ بهترین روش، بررسی رزومه و نامه‌های حسن انجام کار آن‌ها است. از آن‌ها بخواهید تا شرکت‌های مرتبط با کسب‌و‌کارتان را که در لیست رزومه خود دارند معرفی کنند که در صورت امکان از آن‌ها استعلام بگیرید.

توانایی برنامه‌نویسی بر اساس نیاز اختصاصی شما

بسیاری از شرکت‌های ارائه کننده خدمات VOIP با پلتفرم‌های نرم افزاری کار می‌کنند. یک مرکزتلفن نرم‌افزاری به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید به هسته آن دسترسی داشته باشید و هر نیاز اختصاصی که دارید با کمک یک برنامه نویس پیاده سازی کنید. به طور مثال سیستم نظرسنجی تلفنی، نوبت‌دهی کلینیک یا  بیمارستان، سیستم رزرواسیون، سرویس مدیر منشی، ارتباط با نرم افزارهای جانبی مثل اتوماسیون اداری و مدیریت ارتباط با مشتری (نرم افزار CRM)، و… از جمله مواردی هستند که تنها شرکت‌هایی که تجربه کافی و تیم برنامه‌نویسی روی VOIP دارند، امکان ارائه این خدمات را خواهند داشت. بنابراین پیش از سپردن پروژه به هر شرکت، لیست ماژول و نرم افزارهایی که از پیش نوشته‌اند را بخواهید.

امکان ارائه خدمات مرکز تماس

اگر شما یک شرکت فروش تجهیزات یا ارائه‌کننده خدمات و پشتیبانی باشید، احتمالا داشتن یک سیستم مرکزتماس کارآمد برای شما مهم خواهد بود. مرکزتماس بر پایه صف‌تماس پیاده سازی می‌شود ، ویژگی‌های گزارش‌دهی دقیق از تماس اپراتورها، اطلاعات ورود و خروج شیفت، ارتباط از طریق سایر پلتفرم های ارتباطی از طریق همان پنل مرکزتماس و … از جمله مواردی است که یک مرکزتماس حرفه‌ای باید داشته باشد. بنابراین اگر تصمیم دارید برای بخش مرکزتماس خود با یک شرکت خدمات ویپ همکاری کنید، حتما رزومه دقیق آن‌ها و پروژه‌های موفق آن‌ها را مورد بررسی قرار دهید.

نحوه پرداخت و تسویه حساب با شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ

شما به عنوان یک مدیر کسب‌و‌کار حتما برای پیاده‌سازی مرکزتلفن ویپ در شرکت خود بودجه ای را کنار گذاشته‌اید و اینکه این بودجه در جای درست خود و با چه شرایطی خرج شود بی‌شک برای‌تان اهمیت دارد. ‌برخی از شرکت‌ها تمام مبلغ پروژه را در زمان نوشتن قرارداد و پیش از شروع پروژه دریافت می‌کنند. بعضی دیگر طبق توافق درصدی را پیش از آغاز و مابقی را در زمان تحویل پروژه دریافت می‌کنند. کمتر شرکتی پیدا می‌شود که تمام هزینه پروژه را در صورت رضایتمندی شما پس از تحویل پروژه دریافت کند که مطمئنا چنین شرایط پرداختی برای مدیر یک شرکت بهترین گزینه خواهد بود. بنابراین در زمان تحقیق، بررسی و انتخاب یک شرکت خدمات ویپ حتما به نحوه تسویه حساب توجه کنید.

چگونگی پشتیبانی سیستم تلفنی

هر نرم‌افزار، سخت افزار و سیستم تحت شبکه مبتنی بر ویپ در هر شرکت نیازمند پشتیبانی ویپ و خدمات شرکت فروشنده یا ارائه دهنده خدمات می‌باشد. مخصوصا یک سیستم تلفن‌ ویپ که تمام ارتباطات یک شرکت بر دوش آن است. بنابراین پیش از عقد قرارداد با یک شرکت خدمات ویپ، به صورت کامل از نحوه پشتیبانی آن‌ها اطلاعات کسب کنید. مثلا اگر نیازمند پشتیبانی 24 ساعته هستید، حتما این موضوع را مطرح کنید. بسیاری از شرکت‌های این حوزه فقط در ساعات اداری فعالیت دارند. بنابراین دریافت شرح چگونگی پشتیبانی مرکز تلفن ویپ را در زمان انتخاب شرکت خدمات VOIP حتما دریافت و دقیق مطالعه کنید.

راهکارهای برقراری امنیت در خدمات VOIP

یکی از مهم‌ترین توانایی‌های یک شرکت خدمات ویپ، توانایی برقراری امنیت مرکز تلفن ویپ است. سیستم تلفن ویپ با توجه به ماهیت تحت شبکه و نوع پروتکلی که استفاده می‌کند، همیشه در معرض سودجویی هکرها است و در صورتی که سرور شما دسترسی به اینترنت داشته باشید امکان اتک خوردن و در نتیجه دریافت یک قبض تلفن سنگین برای شما وجود دارد. به صورت کلی امنیت در سیستم‌های تحت شبکه همیشه امری نسبی است اما همین امنیت نسبی نیازمند تخصص کافی و آشنایی با پروتکل‌ها و سیستم‎های امن سازی مرکز تلفن VOIP را دارد. بنابراین اگر امنیت مرکز تلفن ویپ برای شما اهمیت دارد حتما از شرکتی که می‌خواهید پروژه‌تان را به آن‌ها بسپارید، نمونه پروژه‌های برقراری امنیت که قبلا پیاده‌سای کردند را بخواهید.

شرکت ارائه دهنده خدمات VOIP را هوشمندانه و آگاهانه انتخاب کنید.

با توجه به تمامی موارد و توضیحاتی که ارائه شد، شما به عنوان یک مدیر کسب‌و‌کار باید پیش از انتخاب یک شرکت خدمات ویپ تمام فاکتورها را بررسی و مورد ارزیابی قرار دهید. در واقع با دانستن اطلاعاتی که در اختیارتان قرار دادیم، در نتیجه یک انتخاب هوشمندانه خواهید داشت. یک انتخاب دقیق بر اساس رزومه، قیمت‎گذاری و شرایط تسویه حساب، نحوه پشتیبانی، توانایی پیاده سازی نیازهای خاص شما و سایر موارد دیگری که به تفصیل شرح داده شد باعث می‌شود بدون دغدغه یک سیستم تلفنی باکیفیت و پایداری را سال‌های سال داشته باشید.

همین حالا با ما تماس بگیرید

با توجه به مطالب ذکر شده، چنانچه نیاز به مشاوره دارید ، همکاران ما با اشتیاق فراوان منتظر پاسخ گویی به شما عزیزان هستند.

کافیست فقط با ما تماس بگیرید : 74327-021

ارائه خدمات تلفنی به مشتری شغلی طاقت‌فرسا است که برای اغلب افراد ایده‌آل نیست. فکر می‌کنید چه چیزی انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس را بالا می‌برد؟ قطعاً رضایت کارمندان در این مورد از اهمیت زیادی برخوردار است، اما با چه ترفندهایی رضایت کارکنان را بالا ببریم؟

اگر در مرکز تماس کار می‌کنید، به خوبی از مشکلات این شغل آگاه هستید. انجام کار تکراری در ساعت‌های طولانی برای بسیاری از اپراتورها خسته کننده است. اما برای حل این مشکلات و تقویت روحیه کارمندان راهکارهایی وجود دارد. هر آنچه که تا به حال در این زمینه انجام داده‌اید را کنار بگذارید؛ با ما تکنیک‌های جدید را امتحان کنید و از نتایج فوق‌العاده آن لذت ببرید.

چرا به ایجاد انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس نیاز داریم؟

تعهد عاطفی کارمند نسبت به سازمان و اهداف یکی از مهم‌ترین دلایل پیشرفت هر سازمانی محسوب می‌شود و از این رو کارمندان متعهد یکی از دلایل پیشرفت به شمار می‌آید. از ویژگی‌های مثبت در این کارمندان تعهد عاطفی آن‌ها نسبت به سازمان و اهداف آن است. این دسته از کارمندان تنها بر فیش حقوقی تمرکز نمی‌کنند و به طور موثر در جهت تحقق اهداف شرکت قدم برمی‌دارند. اما برای اینکه این تعهد عاطفی و کاری را در اپراتورهای مرکز تماس بالا ببریم، به چه چیزی نیاز داریم؟ در اولین قدم می‌دانیم که قادر به حذف تماس‌های عصبانی مشتریان نیستیم. اما این امکان را داریم که با راهکارهای مختلف انگیزه اپراتورها مرکز تماس را بالا ببریم. در این صورت مخاطبان هر چند عجول و سرسخت از تماس با اپراتورهای ما لذت خواهند برد.

چند ایده برای افزایش انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس

اگر در محیط شغلی خود هیچ انگیزه‌ای برای پیشرفت کارمندان ایجاد نکنیم، به مرور زمان این روال کاری عادی و معمولی تاثیر سمی خود را بر وضعیت روحی کارمندان ما خواهد گذاشت. برای فرار از این وضعیت تنها باید محیط کاری را محیطی شاد و سرزنده نگه داریم که انگیزه کارمندان ما را بالا می‌برد. اما چه ایده‌هایی در این مسیر به ما کمک می‌کنند؟

1- از ابزارهای مناسب استفاده کنید تا انگیزه کاربران بالا برود

برای اولین قدم ایده بسیار بزرگی برای شما داریم. برای اینکه انگیزه کارمندان خود را بالا ببرید، باید از نرم افزار مرکز تماس و ابزارهای به‌روز در حوزه خود استفاده کنید. مطمئن باشید که ابزارهای به‌روز انگیزه خوبی برای ادامه کار و پیشرفت اپراتورهای مرکز تماس خواهند شد.

تصور کنید که کارمندان شما برای انجام کار خود مجبور باشد از سیستم‌های متعدد و جداگانه استفاده کنند یا سیستم قدیمی شما با پیاده‌سازی اطلاعات روی فرم‌های کاغذی همراه باشد. هرکدام از این موارد به نوعی برای اپراتور شما دردسرساز است. حتی در برخی موارد کارمندان مجبور هستند که برای ادامه کار خود از چندین برنامه به صورت همزمان استفاده کنند. حتی تصور این مسئله نیز سخت است. بهترین راه چاره این است که یک برنامه واحد در اختیار تمام کارکنان خود قرار دهید. برنامه‌ای جامع و کامل که همه کارمندان را به گردش کار مشتری وصل کند. به این صورت کار اپراتورهای مرکز تماس خود را بسیار آسان کرده‌اید. یکی از این ابزارها، نرم افزار CRM به همراه راه اندازی VOIP می‌باشد.

نگاهی به یک سیستم جامع و کامل برای اپراتورهای مرکز تماس

برنامه‌ای که انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس را بالا ببرد، باید ویژگی‌های لازم را داشته باشد. در ادامه این ویژگی‌ها را با شما در میان می‌گذاریم.

• برنامه‌ای کارآمد برای تمام اپراتورهای مرکز تماس
• ایجاد یک کانال ارتباطی داخلی به منظور تقویت و تعامل بهتر کارکنان
• برنامه‌ای برای افزایش مهارت‌های حرفه‌ای و به حداقل رساندن هزینه‌های آموزش

2- از پاداش و مشوق برای بالا بردن انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس استفاده کنید.

زمانی که از کارمند خود قدردانی کنید، به شخصیت او احترام گذاشته‌اید.نرم افزار CRM به این صورت رضایت کارمند از سازمان را بالا برده‌اید و او را برای کار بهتر نرم افزار CRM تشویق کرده‌اید. این تشویق‌ها از کارمند اپراتوری شادتر با بهره‌وری نرم افزار CRM بیشتر می‌سازد. برای این کار تنها کافیست نرم افزار CRM زمانی که تغییری در جهت مثبت در کارمند خود مشاهده می‌کنید، به او بگویید.نرم افزار CRM اگر به دنبال موفقیت در این مسیر هستید  نکات زیر را فراموش نکنید:

• به کارمندان خود برای موفقیت نرم افزار CRM در کارشان هر چند کوچک تبریک بگویید.
• اخبار شرکت را با اپراتورها نرم افزار CRM به اشتراک بگذارید.
• موفقیت‌های شرکت را با کارمندان خود  نرم افزار CRMجشن بگیرید.
• از طریق برنامه‌های مربوط به کارمندان خود پیام ارسال کنید.
• نظرات مثبت خود را با اپراتورها در  نرم افزار CRM شبکه‌های اجتماعی شرکت در میان بگذارید.
• انگیزه‌ها و پاداش‌های خوبی برای تیم خود ارائه دهید.

همان طور که مشاهده کردید، برای تشویق کارمندان نرم افزار CRM خود نیاز به هزینه‌های زیاد نخواهید داشت.نرم افزار CRM  شاید گاهی با برگزاری یک برنامه ناهار تیمی اشتیاق کارکنان نرم افزار CRM  را بالا ببرید، اما این تنها راه تشویق اپراتورها نیست. راه‌های ساده‌ای که در بالا مطرح کردیم، مسیر را برای شما هموار می‌کنند.

پاداش یکی از راهکارهای ایجاد انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس

چرا پاداش و تشویق انگیزه خوبی در اپراتورها ایجاد می‌کند؟ شاید این سوال برای شما پیش آمده باشد که چرا باید اشتیاق کارکنان را با پاداش بالا ببریم. بیایید با یکدیگر موارد زیر را بررسی کنیم:

• کارمندان شادتر با پاداش: این طور به نظر می‌رسد که انسان با دیدن احساسات مثبت شادتر خواهد بود. از این رو زمانی که از تلاش و پشتکار اپراتورهای مرکز تماس خود قدردانی کرده، احساس خوبی را به آن‌ها منتقل می‌کنید. اما نکته جالب توجه این است که این احساس حتی ساعت‌ها پس از تمام شدن وقت کاری با کارمندان شما همراه خواهد بود.

• اعتماد بالا در کارمندان: اگر به دنبال تیمی از کارمندان منسجم و موفق هستید، باید اعتماد کارمندان خود را جلب کنید. تنها در این صورت است که تجارت شما با گردش مالی کمتر و روحیه بهتر ادامه پیدا خواهد کرد. اگر با همین فرمان جلو بروید، حتی اضطراب محل کار شما نیز بسیار پایین خواهد آمد. در چنین حالی به آسانی به بهبود محصولات و خدمات شرکت فکر خواهید کرد. با این روند نه تنها انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس را بالا می‌برید، بلکه به درآمد بهتر، ثبات و شهرت تجارت خود نیز کمک خواهید کرد.

• وفاداری را در کارمندان: همه مدیران و صاحبان مشاغل می‌دانند که استخدام کارمندان جدید نه تنها زمان زیادی از آن‌ها می‌گیرد، بلکه هزینه‌های زیادی را نیز برای شرکت به دنبال دارد. اما چه عاملی سبب می‌شود که یک سازمان یا شرکت به استخدام نیروی جدید نیاز داشته باشد؟ معمولاً کارمندان زمانی که احساس احترام نمی‌کنند، سازمان یا شرکت را ترک خواهند کرد. پس چه بهتر که با چند ترفند ساده انگیزه کارمندان خود را بالا ببریم و از آن‌ها نیروهای وفاداری برای خود به جا بگذاریم.

3- بازخورد کارمندان را تشویق کنید و به آن عمل کنید.

اپراتورها با مشتریان زیادی در تماس هستند؛ مشتریانی که از خدمات ارائه شده توسط سازمان شما رضایت دارند، نگران هستند یا شکایت می‌کنند. این بازخورد اپراتورها است که رضایت نهایی مشتریان شما را شکل می‌دهد. از این رو مدیران موفق بازخورد کارمندان و اپراتورهای خود را به طور منظم چک می‌کنند؛ البته منظور ما از منظم چک کردن بازخوردها به صورت سالانه نیست. به این شکل زمانی که احساس کردید، اپراتور شما به مشکلی مواجه شده است، بلافاصله این مشکل را حل خواهید کرد. اما اگر این مورد را مهم ندانید و بازخوردهای کارکنان خود را بررسی نکنید، به مرور زمان شرکت شما از مسیر رشد و پیشرفت خود خارج می‌شود. زمانی که در رابطه با عملکرد و بازخوردهای کارکنان صحبت می‌کنید، به پیشرفت مداوم آن‌ها کمک خواهید کرد.

 

4- از ایده‌های اپراتورها در جهت پیشرفت شرکت کمک بگیرید

جالب است بدانید که 65 قیمت نرم افزار CRMدرصد از کارمندان معتقد هستند که شرکت آن‌ها از کار عقب مانده است. قیمت نرم افزار CRM  درصد از این افراد بر این باور هستند که هیچکس قیمت نرم افزار CRM به ایده‌های آن‌ها جهت پیشرفت در کار اهمیتی نمی‌دهد!  قیمت نرم افزار CRM از آن جایی که اپراتورها به طور مستمر با مشتریان در ارتباط هستند،  قیمت نرم افزار CRM به خوبی می‌دانند که نقاط ضعف و قوت سازمان شما چیست. کارمندان پیوسته درگیر شکایات و اعتراض‌های مشتری هستند.قیمت نرم افزار CRM  آن‌ها حتی می‌دانند کدام بخش از خدمات شرکت رضایت بیشتر مشتریان را به دنبال داشته است قیمت نرم افزار CRM و کدام بخش نیاز به تغییر دارد. مدیری موفق است که به ایده‌های کارمندان خود گوش دهدقیمت نرم افزار CRM  و از پیشنهادات آن‌ها استقبال کند. این رویکرد نه تنها برای پیشرفت سازمان اهمیت دارد قیمت نرم افزار CRM ، بلکه انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس را نیز بالا می‌برد. با همین ایده ساده انگیزه را در کارمندان خود تقویت خواهید کرد.

5- ارتباطات آزاد را در سازمان خود تقویت کنید

یک محیط کاری را تصور کنید که کارمندان در آن به راحتی با یکدیگر در ارتباط هستند. شاید در ابتدا این موضوع برای شما اهمیتی نداشته باشد و هیچ تفاوتی میان این محیط دوستانه و یک محیط خشک و کاری نبینید، اما واقعیت چیز دیگری است. معمولاً محیط‌های دوستانه انگیزه کارمندان را برای کار بالا می‌برند. چنین محیط‌هایی با افزایش تعامل میان کارمندان، کاهش تعارض و افزایش بهره‌وری را در سازمان به دنبال دارند. اما اگر سازمان شما با مشکلات ارتباطی مواجه است، از همین حالا برای بهبود روابط ارتباطی تلاش کنید. به عنوان نقطه شروع تنها کافیست که ارتباط آزاد میان کارمندان و اعتماد را در محیط افزایش دهید. از خودتان به عنوان مدیر شرکت شروع کنید؛ مطمئن باشید کارمندان در این ارتباطات تصمیمات شما را بهتر و بیشتر درک خواهند کرد.

6- از اهداف هوشمندانه در سازمان بهره ببرید

زمانی که از پشتیبانی VOIP اهداف سازمان خود حرف می‌زنید، چه نکاتی را در نظر می‌گیرید؟ پشتیبانی VOIP بسیاری از مدیران از اپراتورهای خود انتظارهای پشتیبانی VOIP غیر واقع‌بینانه دارند. این در حالیست که تنها پشتیبانی VOIPبا ایجاد اهداف واقع بینانه و قابل دستیابی تیم شما انگیزه لازم را برای ادامه کار به دست خواهد آورد.همچنین پشتیبانی VOIP به طور منظم تیم خود را زیر نظر داشته باشید؛ پشتیبانی VOIP اگر می‌بینید که آن‌ها در نقطه‌ای به مشکل برخورده‌اند،پشتیبانی VOIP  به آن‌ها کمک کنید.

چگونه اهداف واقع‌بینانه ایجاد کنیم؟

یکی از مشکلات عمده در میان مدیران عدم توانایی آن‌ها در انتخاب اهداف درست برای سازمان است. به همین دلیل نیز در بسیاری از موارد در افزایش انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس شکست می‌خورند. بهترین راه استفاده از متد SMART است. اهدافی که با این متد ایجاد می‌شوند، معمولاً استانداردهای لازم را دارند. این متد به شما این امکان را می‌دهد که اهداف خود را علنی کنید و با کمک یک جدول زمانی قابل اجرا آن‌ها را پیش ببرید.

این متد مخفف چند کلمه است که تمام ویژگی‌های اهداف را مشخص می‌کند:

• Specific: اهداف باید خاص باشند.
• Measurable: اهداف را باید به گونه‌ای انتخاب کنید که قابل اندازه‌گیری باشند.
• Attainable: یکی دیگر از ویژگی‌هایی که یک هدف درست باید داشته باشد، قابل دستیابی بودن آن است.
• Relevant: اهداف را باید مرتبط با سازمان خود انتخاب کنید.
• Time-Limited: اهداف باید مبتنی بر زمان تعیین شوند. به عبارتی دیگر باید مهلتی واقع‌بینانه برای هدف خود در نظر بگیرید و با توجه به نقطه پایان پیش بروید.

7- فرصت‌هایی برای رشد فراهم کنید

شرکت شما باید فرصت رشد به کارمندان خود بدهد؛ در غیر این صورت انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس به مرور زمان کاهش می‌یابد. از این رو توصیه می‌کنیم که فرصت‌های رشد برای کارمندان را روی میز آن‌ها و جلوی چشمشان قرار دهید که انگیزه‌ای برای تلاش بیشتر آن‌ها باشد. برای این کار تنها لازم است که کارمندان خود را برای یادگیری و رشد تشویق کنید. به طور قطع یادگیری مهارت‌های جدید آن‌ها را درگیر کرده و انگیزه‌های فراوانی در آن‌ها ایجاد خواهد کرد. علاوه بر این، کارمندان مهارت‌های ارزشمندی می‌آموزند که نتایج بسیار خوبی برای سازمان شما به همراه دارد. بنابراین در نقش یک مدیر موفق ظاهر شوید و سازمان خود را به محیطی ایده‌آل برای رشد و تجربه‌های جدید تبدیل کنید.

8- یک محیط کار سرگرم کننده و گرم ایجاد کنید

اگر به دنبال ایجاد انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس خود هستید، باید بدانید که محیط کار نقش مهم و اساسی دارد. در واقع فضایی که کارمندان شما در آن مشغول به کار هستند، باید از آرامش خوبی برخوردار باشد. تصور کنید در محیطی بی نظم و نامرتب همراه با تجهیزات بسیار کم کار می‌کنید. به نظر نمی‌رسد که شما در این محیط برای مدت طولانی دوام بیاورید. همه ما در محیط‌های تمیز با رایانه‌های به روز احساس بهتری داریم. چه بهتر که این محیط با چند گیاه خوب و صندلی‌های راحت آرامش ما را تکمیل کند. بسیاری از مدیران به منظور افزایش عملکرد کارکنان خود، سالن‌هایی برای استراحت آن‌ها نیز در نظر می‌گیرند.

9- بازی‌های تیم‌سازی کلیدی

بدون شک با راه‌اندازی رقابت در میان کارکنان خود، آن روال کاری تکراری را از میان می‌برید. اگر در انتخاب این بازی‌ها سردرگم هستید، تنها روی هدف خود تمرکز کنید. بازی در سازمان خود راه بیندازید و پیوندهای تیمی را با آن قوی کنید. هر چه این رقابت سالم‌تر باشد، انگیزه‌های بزرگتری در اپراتورهای مرکز تماس خود ایجاد کرده‌اید که در نهایت افزایش عملکرد آن‌ها را در پی دارد.

ایده‌های انگیزشی در مرکز تماس؛ راز موفقیت شما

اگر این تکنیک‌ها را در مرکز تماس خود اجرا کنید، محیط کاری شما در مسیر درستی قرار می‌گیرد. هر چه بیشتر در انجام این تکنیک‌ها موفق باشید، انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس شما نیز بیشتر خواهد شد. در نهایت زمانی خواهد رسید که بر تمام این تکنیک‌ها تسلط پیدا کنید و آن وقت است که همه چیز روند اتوماتیک و درست خود را طی می‌کند.