crm

مرکزتلفن ویپ، دنیایی از مزیت‌های ارتباطی

سیستم‌های تلفن ویپ با وجود قابلیت‌های بسیار زیاد و انعطافی که دارند باعث شده‌اند تا هر کسب‌و‌کاری در هر حوزه بتواند از مزیت‌های این سیستم استفاده کند. فرقی ندارد که شما یک کسب‌و‌کار اینترنتی کوچک دارید یا یک شرکت با صدها پرسنل، مرکزتلفن ویپ می‌تواند فراتر از انتظارات شما را برآورده کند. در این مقاله قصد داریم به صورت اختصاصی به مزیت‌ها و خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها بپردازیم. هلدینگ‌ها و شرکت‌های بازرگانی مجموعه‌هایی هستند که معمولا از چندین شعبه و شرکت زیر مجموعه برخودار هستند. بنابراین یک مرکزتلفن VOIP باید بتواند ارتباطاتی امن، پایدار و بهینه برای اینگونه شرکت‌ها فراهم کند. استفاده از خط تلفن سه رقمی یا چهار رقمی، ارتباط نرم‌افزارهای درون سازمانی نرم افزار CRM  مثل نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) با مرکزتلفن ویپ، تماس افراد با شماره تلفن شرکت مادر و هدایت تماس به سمت شرکت‌های زیر مجموعه، برقراری ارتباطات بین الملل شرکت‌های بازرگانی و … از جمله مواردی است که به عنوان خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها می‌توان نام برد.

مرکزتلفن ویپ چیست و چه مزایایی دارد؟

پیش از آنکه بخواهیم در مورد خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی برایتان بگوییم بهتر است کمی بیشتر در مورد سیستم تلفن VOIP  بدانید. اصطلاح VOIP مخفف Voice Over IP و به معنای انتقال صدا روی بستر شبکه است. بنابراین یک مرکزتلفن ویپ می‌تواند هم بر روی شبکه داخلی یک شرکت و هم روی بستر اینترنت مورد استفاده قرار بگیرد. بسیاری از ویژگی‌های مرکزتلفن ویپ بر خلاف سانترال منسوخ پاناسونیک به صورت رایگان ارائه می‌شود و اگر از نوع نرم‌افزاری آن استفاده کنید هیچ محدودیتی در استفاده از ویژگی‌های این سیستم نخواهید داشت.

از جمله ویژگی‌ها ‌و قابلیت‌های یک مرکزتلفن VOIP می‌توان به برقراری تماس رایگان، عدم نیاز به سیم‌کشی مجزا بر تلفن‌های رومیزی، گزارشگیری دقیق تماس‌ها، تلفن‌گویا هوشمند، صف تماس، فکس نرم‌افزاری، ارتباط آسان با سایر نرم‌افزارهای داخلی شرکت، صندوق صوتی، کنفرانس صوتی و تصویری و … اشاره کرد.

مزیت‌ها و خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها

‌اگر در حال خواندن این مقاله هستید حتما در حوزه بازرگانی یا هلدینگ فعالیت دارید و می‌خواهید بدانید که یک سیستم تلفن هوشمند ویپ چطور می‌تواند به کسب‌و‌کار شما کمک کند. همانطور که در ابتدای این مقاله گفته شد، مرکزتلفن ویپ دنیایی از مزیت‌ها‌ برای انواع کسب‌وکارها است و به دلیل انعطاف و توسعه پذیری بالا می‌تواند همسو با هر نوع کسب‌و‌کاری باشد. خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی به نوعی باید باشد که دقیقا نیازهای این حوزه را برآورده کند. همه ما می‌دانیم که یک شرکت بازرگانی خرید CRM معمولا با شعبات، نماینده‌ها یا شرکای تجاری خود در سایر کشورها در ارتباط است. یک شرکت مادر یا هلدینگ معمولا به کسب‌و‌کارهای زیر مجموعه و شعبات خود در سایر شهر یا کشورهای دیگر باید در ارتباط بوده و تمامی سیستم‌های نرم‌افزاری و ارتباطی آن‌ها نیز باید یکدیگر ارتباط درون شبکه‌ای داشته باشند. بنابراین یک مرکزتلفن VOIP در اینگونه کسب‌و‌کارها در وهله اول باید بتواند یک ارتباط یکپارچه، پایدار و کم هزینه ارائه دهد.

انتخاب زبان تلفن‌گویا در تماس‌های ورودی

همانطور که می‌دانید تلفن‌گویا یا منشی دیجیتال وظیفه معرفی شرکت، خوش‌آمدگویی و هدایت تماس‌های ورودی را به اشخاص یا بخش‌های مختلف شرکت بر عهده دارد. شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها به دلیل ارتباطات بین‌المللی که دارند، ممکن است تماس‌های ورودی از خارج  مرکز تماس ویپ از کشور نیز داشته باشند. بنابراین این امکان در خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی وجود دارد که تلفن‌گویا طوری طراحی شود که امکان ارتباط اشخاص با زبان‌های دیگر با بخش‌های مختلف تلفن گویا نیز مهیا شود.

ارتباط یکپارچه و رایگان بین شعب

مرکزتلفن ویپ با توجه به اینکه امکان انتقال صدا روی بستر شبکه را دارد، بنابراین می‌تواند تمامی ارتباطات یک مجموعه چند شعبه‌ای را روی بستر شبکه خصوصی یا اینترنت منتقل کند. به عنوان مثال یک شرکت هلدینگ را در نظر بگیرید، شرکت‌های زیر مجموعه برای ارتباط با شرکت مادر و سایر زیر مجموعه‌ها در حالت معمول باید شماره شهری، بین‌شهری یا بین الملل آن‌ها را شماره‌گیری کنند که این موضوع باعث یک هزینه سربار برای این مجموعه خواهد بود. حالا اگر تمام این شرکت‌ها از مرکزتلفن VOIP استفاده نمایند، با یک ارتباط ساده درون شبکه‌ای یا اینترنتی تمامی مکالمات رایگان خواهد شد. در این شرایط فقط کافیست از مبدا شماره داخلی مقصد در هر نقطه جغرافیایی شماره‌گیری شود.

همچنین شرکت‌های بازرگانی نیز ممکن است چندین شعبه، شریک تجاری یا نمایندگانی در کشور یا خارج از کشور داشته باشند که به دلیل مراودات زیاد تماس‌هایی بین آن‌ها رد و بدل خواهد شد. شرکت‌های بازرگانی نیز با استفاده از یک سیستم تلفن هوشمند ویپ می‌توانند ارتباطات تلفنی خود را بهیه و هزینه مکالمات را به حداقل برسانند. برقراری ارتباطات یکپارچه و کاهش هزینه مکالمات یکی از مهم‌ترین خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها محسوب می‌شود.

استفاده از یک شماره تلفن و هدایت تماس به شعبات

راهکار یکپارچه‌سازی ارتباطات تلفنی شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها با استفاده از مرکزتلفن ویپ به ارتباط شعبات ختم نمی‌شود. این نوع کسب‌و‌کارها با استفاده از یک خط تلفن 3 یا 4 رقمی می‌توانند سیستم تلفنی را به نحوی پیاده‌سازی کنند که اگر فردی با یک شرکت بازرگانی یا هلدینگ تماس گرفت برای ارتباط با سایر شعب، نمایندگان یا شرکای تجاری با ورود یک عدد بر روی تلفن‌گویا به مقصد مورد نظر متصل شود. با این روش علاوه بر داشتن یک خط تلفن ثابت توسط شعبات، امکان برقراری تماس بکپارچه از طریق یک شماره تلفن واحد نیز وجود خواهد داشت.

ارتباط یکپارچه مرکزتلفن ویپ با CRM

خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی معمولا حول محور ارتباطات یکپارچه می‌چرخد. معمولا شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ که از خدمات ویپ استفاده می‌کنند، نرم‌افزارهای دیگری نیز برای برقراری ارتباطات یکپارچه درون سازمانی نیز دارند. یکی از این نرم‌افزارهای پرکاربرد، ‌نرم‌افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری است. ارتباط مرکزتلفن ویپ با نرم‌افزار CRM قابلیت‌های زیادی به شما می‌دهد که در نتیجه بهره‌وری شرکت شما را افزایش خواهد داد.

یکی از این ویژگی‌ها، قابلیت پاپ‌آپ تلفنی است. زمانی که یکی از مشتریان شما با مرکزتماس شرکت تماس می‌گیرد، روی کامپیوتر اپراتور پیش از برداشتن گوشی تلفن یک نرم‌افزار به صورت اتوماتیک باز می‌شود و اطلاعات و سابقه فرد تماس‌گیرنده را نشان می‌دهد و اپراتور می‌تواند با آگاهی نسبت به شخص تماس‌گیرنده پاسخ دهد.

سیستم نظرسنجی مکالمات

یکی دیگر از VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها که می‌تواند باعث افزایش رضایتمندی مشتریان این کسب‌و‌کارها شود، نرم‌افزار نظرسنجی تلفنی است. سیستم نظرسنجی تلفنی یک ماژول ارزیابی مکالمات پرسنل است که به صورت اتوماتیک پس از مکالمه از فرد تماس‌گیرنده نظرخواهی می‌کند. به طور مثال پس از اتمام مکالمه اپراتور با مشتری، در صورت قطع نکردن تماس از سوی مشتری پیامی جهت ارزیابی کیفیت پاسخگویی برای تماس‌گیرنده پخش خواهد شد.

دسترسی مدیران به گزارشات تماس و خط تلفن داخلی شرکت، در خارج از شرکت

مدیران شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها ممکن است به دلیل مشغله‌ها یا سفرهای کاری دائما در شرکت حضور نداشته باشند اما نیاز به دسترسی به خطوط تلفن داخل شرکت، ارتباط با داخلی‌های دیگر و دسترسی به گزارش مکالمات پرسنل خود داشته باشند. مرکزتلفن VOIP با توجه به ماهیت تحت شبکه خود امکان دسترسی از هر نقطه جغرافیایی را دارد. بنابراین اگر شخصی خارج از شرکت باشد و بخواهد از طریق شماره‌ تلفن ثابت شرکت با یکی از مشتریان تماس بگیرد، این امکان وجود خواهد داشت. مدیران شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ حتی اگر خارج از کشور باشند، امکان دسترسی به گزارش تماس‌ها، خط تلفن ثابت شرکت و ارتباط رایگان و داخلی به داخلی را با پرسنل خود دارند.

مرکزتلفن ویپ، یار و یاور هلدینگ‌ها و شرکت‌های بازرگانی

سیستم تلفن VOIP با توجه به قابلیت‌‌های زیاد و انعطاف پذیری بالا در هر کسب‌و‌کاری خودش را قالب هر نوع نیاز شرکت‌ها می‌کند. درست است که این مرکزتلفن قابلیت توسعه پذیری بالایی دارد، اما باید به این نکته توجه کنید که به طور مثال این سیستم تلفن به خودی خود توانایی ارائه خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها را ندارد و برای نیازسنجی و ارائه پیشنهاد‌ات هوشمندانه نیازمند به یک تیم با تجربه در پیاده سازی و استقرار خواهد بود. مهم‌ترین نیازمندی شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ برقراری ارتباطات یکپارچه با شعب، نمایندگی‌ها، شرکای تجاری و همچنین سایر نرم‌افزارهای درون سازمانی است. بنابراین مرکزتلفن ویپ باید به گونه‌ای طراحی شود که علاوه بر خدمات پایه‌ای، بتواند به بهترین نحو ارتباطات این کسب‌و‌کارها را بهبود و یکپارچه سازد.

همین حالا با ما تماس بگیرید

با توجه به مطالب ذکر شده، چنانچه نیاز به مشاوره دارید ، همکاران ما با اشتیاق فراوان منتظر پاسخ گویی به شما عزیزان هستند.

کافیست فقط با ما تماس بگیرید : 74327-021

پیاده سازی تلفن ویپ در ظاهر ممکن است کار نسبتا آسانی باشد و هر شرکتی مدعی استقرار و پیاده سازی VOIP با بهترین کیفیت و پایداری بالا باشد. اما آیا واقعا این ادعا پایه اساس دارد؟ آیا می‌توان به هر شرکتی برای راه اندازی ویپ اعتماد کرد؟ چگونه یک شرکت خدمات و پشتیبانی ویپ را انتخاب کنیم؟ مراحل پیاده‌سازی و استقرار چیست و از کجا باید شروع کرد؟ این‌ها سوالاتی هستند که حتما برای هر مدیر یا مسئول یک کسب ‌و ‌کار پیش از اجرایی کردن ایده‌هایی که برای بهینه‌سازی ارتباطات تلفنی خود دارند پیش می‌آید. ما در این مطلب قصد داریم به شما بگوییم که مراحل پیاده‌سازی و استقرار مرکز تلفن ویپ چیست و چگونه می‌توانید بهترین شرکت خدمات ویپ را انتخاب کرده و پروژه خود را به آن‌ها بسپارید.

ویپ چیست و چرا باید از پیاده سازی تلفن VOIP اسفاده کنیم ؟

بهتر است پیش از اینکه بخواهیم وارد مبحث اصلی موضوع مقاله شویم کمی در مورد تکنولوژی ویپ بگوییم. به صورت کلی ویپ به معنای انتقال صدا بر روی بستر شبکه است. تلفن ویپ هیچگونه وابستگی به جغرافیا و منطقه خاصی ندارد. به طور مثال اگر یک شرکت دارای چندین شعبه فعال در کشور یا خارج از کشور باشد، ارتباطات تلفنی به راحتی بر روی بستر اینترنت و تنها با گرفتن یک داخلی صورت می‌گیرد.

یک مرکز تلفن ویپ می‌تواند فروش شما را افزایش دهد، کیفیت پاسخگویی مرکز تماس را بهبود بخشد، ارائه خدمات را با نیاز و سلیقه مشتریان همسو سازد، گزارشات عملکرد از افراد پاسخگوی شرکت بدهد، مشتریان را در صف تماس با یک موسیقی در انتظار نگه دارد، افراد تماس‌گیرنده را از طریق تلفن‌گویا به بخش‌های مختلف وصل کند و قابلیت‌های بسیار فراوان دیگری که تنها در سیستم‌های تلفنی ویپ در دسترس است را در اختیار شما قرار دهد.

مراحل راه اندازی تلفن ویپ برای مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها

پیاده سازی تلفن VOIP اکثر اوقات به صورت برون‌سپاری یا توسط کارشناس فناوری اطلاعات یک شرکت یا سازمان انجام می‌شود و شاید این سوال برایتان پیش بیاید که چرا مدیران باید در این مورد اطلاعات کسب کنند؟ مدیران مجموعه‌ها معمولا از استقرار و پیاده‌سازی چنین سیستم‌هایی اطلاعاتی ندارند و نمی‌توانند به صورت کامل در جریان مراحل فعالیت کارشناسان شرکت قرار بگیرند. بنابراین این عدم آگاهی باعث می‌شود که نتوانند تحلیل مناسبی از روند پروژه داشته باشند. در ادامه به مهم‌ترین نکات پیاده سازی ویپ اشاره خواهیم کرد.

مذاکره اولیه بر اساس شرح نیاز و دریافت پیشنهادات برای پیاده سازی ویپ

مذاکره، اولین و مهم‌ترین بخش از مراحل پیاده سازی ویپ محسوب می‌شود. در این مرحله است که تصمیم نهایی برای چگونگی اجرای پروژه، انتخاب شرکت خدمات ویپ و ایده‌پردازی‌های اولیه برای افزایش بهره‌وری سیستم تلفن تحت‌شبکه صورت می‌گیرد. پیش از اینکه با شرکت خدمات ویپ قرار مذاکره بگذارید باید برای ثبت شرح نیاز خود اتاق فکری از اعضای شرکت تشکیل دهید تا بتوانید با همفکری سایر همکاران، نیازها و توقعات خود را از مرکزتماس ویپ بر روی کاغذ بیاورید و در زمان جلسه و مذاکره با شرکت خدمات و پشتیبانی ویپ به عنوان نیازهای اولیه با آن‌ها در میان بگذارید.

شرکت سرویس‌دهنده برای پیاده سازی ویپ در روز مذاکره برای تکمیل شرح نیاز می‌تواند پیشنهاداتی در راستای پیشرفت و ارتقای سیستم تلفن ویپ به شما داده که در صورت تایید شما عموما در مراحل بعد آن را در قالب پروپوزال نیز ارائه می‌دهد.

بررسی میدانی و فنی کارشناسان برای پیاده سازی تلفن VOIP

پس از آنکه نیازهای اولیه مشخص شد و شرکت خدمات ویپ انتخابی مورد تایید بود، در صورت نیاز کارشناسان فنی شرکت برای بررسی محل پروژه اقدام می‌کنند. در این مرحله بستر شبکه داخلی، اینترنت، محل قرارگیری سرور و تجهیزات و به صورت کلی تمام موارد سخت‌افزاری مورد بررسی قرار گرفته می‌شود تا در روز اجرای پروژه بستر مناسب برای استقرار و پیاده سازی ویپ مهیا باشد.

دریافت طرح پیشنهاد (پروپوزال) از طرف شرکت خدمات ویپ

شرکت خدمات ویپ و پشتیبانی پس از مذاکره و بررسی محل پروژه در صورت لزوم می‌تواند یک طرح پیشنهادی که مجموعه‌ای از ایده‌های مشاور ویپ، مذاکرات و نیازهای اولیه و نتیجه بررسی عملیاتی محل پروژه است را ارائه دهد. این پروپوزال می‌تواند در قالب یک فایل به همراه دیاگرام اجرایی یا به صورت کاغذی جهت اطلاع از روند دقیق پیاده سازی VOIP به شما ارائه شود.

عقد توافقنامه یا قرارداد بر اساس مذاکرات انجام شده جهت شروع مراحل پیاده سازی تلفن VOIP

پس از دریافت طرح پیشنهادی شرکت خدمات و پشتیبانی VOIP، در صورت تایید پروپوزال برای شروع پروژه و ثبت دقیق روند شروع تا پایان پروژه و وظایف شما به عنوان کارفرما و شرکت خدمات ویپ می‌توانید یک قرارداد – توافقنامه مابین خود تنظیم کنید تا تمام مذاکرات و وظایف به صورت مکتوب ثبت گردد. تفاوت قرارداد با طرح پیشنهادی این است که در پروپوزال فقط ایده‌ها و پیشنهادات شرکت خدمات و پشتیبانی ویپ درج شده است اما در قرارداد اطلاعات فنی وجود ندارد و تمام موارد به صورت کلی و برای هر دو طرح تنظیم می‌شود.

اجرای پروژه و راه اندازی تلفن VOIP در زمان مقرر

یکی از مهم‌ترین مواردی که در پیاده سازی ویپ حائز اهمیت است و در یکی از بندهای قرارداد نیز آورده می‌شود،نرم افزار CRM زمان آغاز و پایان پروژه است. این موضوع باعث می‌شود برنامه‌ریزی دقیق و منظمی برای پیاده‌سازی و بهره‌برداری از سیستم تلفن خود داشته باشد و بتوانید به یک برنامه دقیق پروژه خود را پیش ببرید.

آموزش‌های کاربردی در زمان تحویل سیستم تلفنی VOIP

مرکزتلفن ویپ یک سیستم تلفن تخصصی و کارآمد است که از ماژول و بخش‌های مختلفی ساخته شده است. بدیهی است استفاده از آن نیازمند آموزش است. در زمان تحویل پروژه کارشناس استقرار سیستم تلفن تحت‌شبکه موظف است تا آموزش‌های کاربردی را به مسوول مربوطه بدهد. آموزش کاربردی ویپ جهت راهبرد سیستم تلفن شامل مواردی مثل ساخت داخلی، تهیه گزارش تماس، دسترسی به فایل مکالمات ضبط شده، صندوق صوتی، تغییرات ساده در تلفن‌گویا و … است.

عقد قرارداد پشتیبانی پس از پایان مراحل پیاده سازی تلفن VOIP

روند استفاده از این سیستم تلفن هوشمند صرفا به پیاده سازی ویپ منهی نمی‌شود. این سیستم تلفن یک تکنولوژی ارتباطی نوین است که مزایای زیادی را برای یک کسب‌و‌کار می‌تواند داشته باشد و در مقابل نیازمند مراقبت نیز خواهد بود. پس از آنکه سیستم تلفن شما نصب و راه‌اندازی شد برای پشتیبانی و مراقبت از سیستم می‌توانید با همان شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ قرارداد پشتیبانی ماهانه، فصلی یا سالیانه تنظیم کنید. حضور یک شرکت خدمات و پشتیبانی ویپ برای مراقبت از سیستم تلفن باعث می‌شود کمترین خرید crm خطا را در ارتباطات تلفنی خود داشته باشید. پشتیبانی ویپ می‌تواند به صورت کارشناس مستقر در محل، حضوری – مقطعی و از راه دور به وسیله تلفن و نرم‌افزارهای ریموت باشد. بنابرین پشتیبانی ویپ یکی از مهم‌ترین موارد در پیاده سازی سیستم تلفنی ویپ خواهد بود.

امیدواریم از غافله ارتباطات نوین سیستم‌های تلفنی VOIP عقب نمانید!

تکنولوژی‌های ارتباطی مثل یک غافله در حال گذر هستند و اگر به موقع سوار آن نشوید بدون شک عقب می‌مانید و اگر دیر اقدام کنید ممکن است زمانی که باید برای پیشرفت کسب‌و‌کارتان صرف کنید، برای رسید به غافله بگذارید! حضور ارتباطات تلفنی در دنیای امروز بسیار ملموس است به طوری که برای بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ سیستم تلفن قلب تپنده آن‌ها محسوب می‌شود و اگر این قلب دچار اختلال باشد ممکن است خسارات جبران ناپذیری را به سازمان یا کسب‌و‎‌کار وارد کند.

در این مقاله آموزشی تلاش کردیم با توجه به تجربیات و سابقه‌ای که در پیاده سازی سیستم تلفنی ویپ داشته‌ایم مراحل پیاده سازی VOIP را برای آگاهی مدیران شرکت و سازمان‌ها با زبانی ساده شرح دهیم تا بتوانید به بهترین شکل پروژه خود را مدیریت کرده و از روند اجرا اطلاعات کافی داشته باشید.

0

قبل از بررسی مفهوم و کارکرد قیف فروش AIDA (آیدا) در CRM مقدمه‌ای را بازگو خواهیم کرد.پس با ما همراه باشید.

در دنیای پیشرفته امروز که همه المان‌‌های زندگی بشر در ترکیب با تکنولوژی با دگرگونی‌های مثبتی همراه شده است، کسب و کارهای مختلف نیز در تلاش‌اند تا با بهینه‌سازی ساختار فروش خود، به پیشرفت‌های قابل توجهی در مسیر مشتری مداری و کسب درآمدهای بالا برسند.

به عبارت دیگر یکی از اصلی‌ترین برنامه‌های هر کسب و کار برای دستیابی به اهداف خود باید، تلاش برای افزایش فروش و جذب مشتریان جدید برای مجموعه باشد. از این رو تمام کسب و کارهای مختلف برای رسیدن به این هدف، فارغ از حجم فعالیت، باید ارتباط خود با مشتریان را نیز به بهترین شکل مدیریت کنند. در این راستا با گسترش روزافزون تکنولوژی ابزارهای مختلفی طراحی شده و مورد استفاده قرار می‌گیرند که یکی از مهم‌ترین آن‌ها نرم افزار CRM می‌باشد.

نرم افزار CRM به عنوان یک نرم افزار کاربردی به صورت گسترده توسط مشاغل مختلف و حوزه‌های متعدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. کسب و کارهای مختلف برای رسیدن به اهداف تجاری خود به بازاریابی نیاز دارند. ضمن این که گذشته از تبلیغات گسترده باید بتوانند یک ارتباط مثبت و پایدار با مشتری برقرار کرده و اعتماد کاربران هدف را نیز جلب کنند. به عبارت دیگر آن‌ها باید برای افزایش رضایت مشتری، اعتمادسازی، ایجاد وفاداری در مشتریان و …. ، علاوه‌بر تبلیغات و بازاریابی، باید به کمک تکنیک‌های حرفه‌ای فروش و سیستم‌های مدیریت مشتریان یا CRM برای رسیدن به یک تعامل و ارتباط حرفه‌ای با مشتریان خود تلاش کنند.

به خاطر داشته باشید که این روزها با توجه به افزایش رقابت در بین کسب و کارهای آنلاین، لازم است برای دیده شدن در بین کاربران و تبدیل مشتریان بالقوه به مشتریان بالفعل از روش‌های مختلف و مدرن بازاریابی استفاده کنید. در این بین روش‌هایی مانند قیف فروش در آگاه‌سازی کاربران بی‌اطلاع و تبدیل آن‌ها به مشتری واقعی کاربرد بسیار موثری دارند. برای استفاده از این روش‌ خلاقانه بازاریابی باید پیش از هر چیزی با نرم افزار CRM و ساختار آن آشنا شوید. در ادامه به معرفی این نرم افزار کاربردی می‌پردازیم تا ضمن آشنایی شما با آن، به شناخت تکنیک‌هایی از قبیل قیف فروش نیز برسیم. پس با ما در ادامه‌ی این مقاله همراه باشید.

نرم افزار CRM چیست ؟

همان‌طور که در مقالات مربوط به آموزش CRM گفتیم برای داشتن یک بیزینس و کسب و کار موفق، باید با مشتریان خود به ارتباط و تعاملی پایدار برسید. برای چنین هدفی قطعا به صرف انرژی و زمان نیاز دارید. طبیعتا جلب رضایت تعداد زیادی از مشتریان هدف، کار چندان ساده‌ای نیست و از طرفی قطعا مدیریت کسب و کار تنها به این شاخه محدود نمی‌شود و اگر تمام انرژی خود را به برقراری ارتباط با مشتری اختصاص دهید، کنترل سایر دپارتمان‌های بیزینس و مدیریت آن با مشکل مواجه خواهد شد. در نتیجه مشتری به رضایت کامل در خرید محصول یا دریافت خدمات نخواهد رسید.

از طرفی اگر بخواهید برای هر بخش از کسب و کار خود نیرو‌های کاری جداگانه نیز استخدام کنید هزینه‌های جاری شما افزایش می‌یابد. (این موضوع برای کسب و کارهای نوپا که غالبا با محدودیت منابع مالی مواجه هستند اهمیت بیشتری دارد.) برای این که بتوانید کسب و کار خود را توسعه داده و در حوزه فعالیت خود به ثبات و پایداری برسید، باید یک سیستم مدیریت یکپارچه جهت ارتباط با مشتری و کنترل تمام بخش‌های کسب و کار خود داشته باشید. اینجاست که نرم افزار CRM به عنوان یک نرم افزار مدیریت مشتریان به کمک شما آمده و می‌تواند به میزان بسیار زیادی شما را برای دستیابی به یک تعامل پایدار با مشتریان یاری کند. در ادامه در مورد این سیستم‌های بی‌نظیر بیشتر توضیح خواهیم داد.

نرم افزار CRM در واقع یک رویکرد موثر است که صاحبان مشاغل می‌توانند با استفاده از آن ارتباط بهتری با مشتری برقرار کرده و به کسب درآمد بالا برسند. در حقیقت این نرم افزار یک پلتفرم جامع است که با تعریف در کنار تکنولوژی و سیستم‌های تلفنی ویپ می‌تواند امکانات بسیار هیجان‌انگیزی را برای سیستم فروش شما مهیا کند. تا جایی که می‌توان سی آر ام را یک استراتژی موثر در بازاریابی و تبلیغات و ابزاری جهت یکپارچه‌سازی بخش‌های مختلف یک کسب و کار دانست.

مشاغل مختلف می‌توانند به جای صرف انرژی برای مدیریت سخت‌گیرانه در بخش‌های مختلف کسب و کار خود، تمام دپارتمان‌ها، فعالیت‌ها و خدماتی که برای یک هدف واحد تعیین شده‌اند را با استفاده از یک نرم افزار مدیریت یکپارچه، هماهنگ و همگام سازند.‌ در این صورت سیاست‌های تجاری کارفرمایان نظم گرفته و آن‌ها می‌توانند فرصت بیشتری برای جذب مشتری داشته باشند.

حال شما باید به این نکته مهم نیز توجه کنید که داشتن آگاهی و اطلاعات، لازمه پیشرفت و موفقیت در هر مسیری است. بنابراین جالب و البته ضروری است بدانید که نرم افزار سی آر ام انواع مختلفی دارد و شما باید بر اساس نوع فعالیت خود، سی آر ام مناسبی را برای کسب و کارتان انتخاب کنید. علاوه بر خرید یک نرم افزار سی ار ام مناسب باید در پیاده‌سازی آن نیز توجه بسیاری داشته باشید تا بتوانید به عملکرد صحیحی در استفاده از آن برسید.

حال که با مفهوم و عملکرد نرم فزار CRM آَشنا شدید به اصطلاحی پرکاربرد تحت عنوان قیف فروش می‌رسیم. این اصطلاح یا به عبارتی این تکنیک در فرآیندهای بازاریابی به فراوانی شنیده و ارزیابی می‌شود. قیف فروش در یک تعریف کلی و جامع، روش یا مدلی است که به درک بهتر فرآیند فروش می‌انجامد. در ادامه بیشتر راجع به موضوع قیف فروش در CRM خواهیم پرداخت.

قیف فروش چیست و چه مفهومی در بازاریابی دارد؟

قیف فروش در حقیقت پروسه‌ای طولانی است که از شناسایی مشتری هدف آغاز شده و با تبدیل افراد به مشتری واقعی و وفادار پایان می‌یابد. در واقع شما در طی یک فرآیند هدفمند کاربرانی را که با محصولات و خدماتتان آشنایی ندارد را شناسایی کرده و با آگاه‌سازی آن‌ها، از این افراد مشتری دائمی می‌سازید.‌ اگر در ابتدای مسیر و ورودی قیف به درستی عمل کنید، خروجی قیف شما پربار خواهد بود. شما در این پروسه بازاریابی با سه دسته مشتری سرکار دارید. دسته اول کاربرانی هستند که نسبت به استفاده از خدمات و محصولات شما تمایل نشان می‌دهند، دسته دوم مشتریان بالقوه شما هستند که نقش مهمی در افزایش شانس فروش دارند و دسته آخر نیز مشتریانی هستند که پیش‌تر از محصولات شما خرید کرده و نوعی مشتری دائمی به شمار می‌روند.

 

اگر دقت کنید در فرآیند فروش، عملیات بازاریابی از یک سرنخ شروع شده و به خریدار واقعی ختم می‌شود. به احتمال قوی وقتی اصطلاح قیف فروش را می‌شنوید، تصویر یک قیف واقعی در ذهنتان نقش می‌بند. این تصور ذهنی چندان بیراه هم نیست. طبیعی است که دهانه قیف یا ورودی آن بسیار بزرگ‌تر از خروجی قیف است. این ویژگی در بازاریابی اینگونه معنا می‌شود که شما در پروسه جذب مشتری ابتدا با آمار بزرگی از کاربران هدف که ورودی قیف به حساب می‌آیند، مواجه هستید اما در نهایت این تلاش شماست که میزان خروجی آن را تعیین می‌کند. هر چند خروجی قیف با سرعت کمتری حاصل می‌شود و میزان آن از ورودی کمتر است اما شما می‌توانید با کمی خلاقیت و پیاده‌سازی تکنیک‌های خاص، قیف فروش را پس از مدتی به استوانه فروش تبدیل کنید و خرید نرم افزار CRM برای سازمان یا کسب و کارتان، یکی از مهم‌ترین و هوشمندانه‌ترین اقداماتی است که می‌تواند میزان بهره‌وری قیف فروش واحد بازاریابی و فروش مجموعه‌ی شما را افزایش داده و با مدیریت مشتریان یا متقاضیان مجموعه به صورت هدفمند، میزان فروش خدمات یا کالا‌هایی که ارائه می‌دهید را به میزان چشمگیری افزایش دهید.

به خاطر داشته باشید برای این که بتوانید یک سرنخ را به مشتری واقعی تبدیل کنید باید چند مرحله را پشت سر بگذارید. اولین قدم آگاهی رسانی به کاربر است. طبیعتا هیچ کس بدون آگاهی راجع به محصول اقدام به خرید نمی‌کند. مشتری باید از حضور شما در عرصه کسب و کارتان و محصولی که ارائه می‌دهید، آگاه باشد. در مرحله بعد باید با استفاده از روش‌های مختلف بازاریابی و معرفی کامل محصولاتتان یک حس علاقه‌مندی در مشتری ایجاد کنید تا به خرید ترغیب شود. پس از این که مشتری تصمیم به خرید بگیرد، محصول شما را مورد ارزیابی قرار می‌دهد. تلفن گویا در این مرحله با نشان دادن مزایای محصول زمینه را برای مقایسه با سایر برندها برای مشتری فراهم کنید. در قدم بعدی باید با استفاده از تکنیک‌های راهبردی مانند تخفیف بر روی قیمت محصول تصمیم مشتری را جهت خرید قطعی کرده و او را در این مسیر مصمم سازید. در نهایت اگر مشتری از خرید خود راضی باشد و محصول شما انتظارات او را برآورده سازد، شما موفق شده و یک مشتری وفادار خواهید داشت.

اگر به این چند مرحله‌ی اصلی فروش که در بالا ذکر کردیم توجه کنید، متوجه می‌شوید که ساماندهی سیستم فروش به کمک نرم افزارهای CRM می‌تواند عملکرد کارشناسان مجموعه‌ی شما را در بخش‌های پیگیری پیشنهادات مالی، مدیریت فروش و تخفیف‌ها، خدمت‌رسانی به مشتریان قبلی، جلب یا حفظ رضایت آن‌ها، دسته‌بندی مشتریان بر اساس میزان اشتیاق آن‌ها برای خرید و …. به میزان قابل توجهی بهبود ببخشد و این بهبود عملکرد کارشناسان حتی در کوتاه مدت نیز می‌تواند رقم نهایی فروش شما را به میزان چشم‌گیری تحت تاثیر قرار دهد. برای درک بهتر موضوع بهتر است با مفهوم قیف فروش AIDA و ارتباط با با CRM آشنا شوید.

مدل قیف فروش آیدا و ارتباط آن با نرم افزار CRM

مدل فروش آیدا مدلی از بازاریابی است که همان قیف فروش که در مورد آن صحبت کردیم را نشان می‌دهد. مدل آیدا اصطلاحی است که در حقیقت از چهار فاکتور آگاهی، علاقه، تمایل و اقدام تشکیل شده است و مفهوم آن دقیقا همان چیزی است که در بالا‌تر بیان کردیم. این مدل سال‌های بسیار زیادی است که در فرآیند بازاریابی و تبلیغات مورد استفاده قرارگرفته و استراتژی‌های بازاریابی را هدفمند ساخته است. مدل فروش آیدا یک مدل ساده، کاربردی و انعطاف‌پذیر است. به همین دلیل پس از گذشت چندین دهه هنوز هم در عصر تکنولوژی و در بین ابزارها و تکنیک‌های دیجیتال مارکتینگ حرف اول را می‌زند. کسب و کارهای مختلف می‌توانند بر اساس این مدل، کاربران علاقه‌مندی را که در تصمیم خود نسبت به خرید محصول یا خدمات مردد هستند را جذب کرده و به مشتری طرفدار تبدیل سازند. با توجه به این که این روزها کمپین‌های تبلیغاتی بیشتر بر روی کسب و کارهای آنلاین معطوف هستند، مدل آیدا نیز در بازاریابی دیجیتال استفاده می‌شود.

 

به خاطر داشته باشید که هر روش بازاریابی یک نتیجه و یک خروجی خاصی دارد. برای این که بتوانید از مدل فروش آیدا بهترین خروجی و نتیجه را داشته باشید، باید از نرم افزار CRM استفاده کنید. در واقع برای این که بتوانید میزان اثر بخشی مدل آیدا در بازاریابی و فروش را اندازه‌گیری کنید، به نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری احتیاج دارید. طبیعتا در اجرای این مدل باید از سرنخ شروع کنید. شما می‌توانید اطلاعات مشتریان خود را در قسمت سرنخ نرم افزار ثبت کنید و سپس با اندازه‌گیری نرخ تبدیل سرنخ به مشتری واقعی در این نرم افزار، میزان اثربخشی در هر مرحله از قیف فروش آیدا را اندازه‌گیری کرده و بر اساس نتایج حاصل شده تکنیک‌های موثر را پیاده‌سازی کنید. به این مسئله توجه کنید که برندسازی یکی از اهداف بزرگ کسب و کارها است که مدیران همواره برای رسیدن به آن تلاش می‌کنند. قطعا اگر شما مشتریان خود را با هدف برندسازی جذب کنید، بسیار ارزشمند‌تر از آن است که مشتری را تنها برای یک خرید ترغیب کنید.

حال شما می‌توانید با استفاده از نرم افزار CRM به راحتی مشتریان خود را مدیریت کرده و با جذب رضایت آن‌ها و اعتماد‌سازی به ساخت برند تجاری برسید. زمانی که برندسازی حاصل شود، دیگر به تبلیغات و بازاریابی احتیاجی نخواهید داشت. در این مرحله ارتباط بین مدل فروش آیدا و نرم افزار CRM مشخص می‌شود. شما در اجرای مدل آیدا از مرحله سرنخ تا خروجی قیف فروش به تحلیل و ارزیابی رفتار کاربران هدف نیاز دارید. نرم افزار مدیریت مشتری سی آر ام می‌تواند اطلاعات کامل و جامعی از مشتریان هدف را در اختیار شما قرار دهد. بنابراین شما می‌توانید با استفاده از این داده‌های آماری رفتار کاربران را آنالیز کرده و برای درخواست و سطح نیازمندی آن‌ها پاسخ قابل قبولی ارائه دهید. در این شرایط می‌توانید به نتیجه مدل فروش آیدا در بازاریابی دیجیتال و رشد و توسعه کارتان به واسطه افزایش فروش امیدوار باشید.

 به خاطر داشته باشید که گذشته از این که نرم افزار CRM در راستای تحقق اهداف ذکر شده بسیار سودمند است، مزایای قابل توجه دیگری نیز دارد. شما می‌توانید با استفاده از این تکنولوژی در زمان خود صرفه‌جویی کرده و تعداد بی‌شماری از مشتریان را به راحتی و به صورت هم زمان مدیریت کنید. همان‌طور که پیش‌تر گفتیم انتخاب و خرید درست این نرم افزار نقش مهمی در میزان موفقیت شما دارد.

برترین شرکت ارائه دهنده راهکارهای ارتباط با مشتری یا نرم افزار CRM

شرکت ویپینگ به عنوان یک شرکت دانش بنیان در زمینه ارائه راهکارهای مبتنی بر هوش مصنوعی، نرم افزار CRM کاملا هوشمند و حرفه‌ای که به صورت یکپارچه با سیستم‌های تلفنی VOIP و سیستم‌های مالی ارتباط برقرار می‌کند را ارائه کرده‌ است. نرم افزار سی آر ام ویپینگ کاملا خودکار و هوشمند بوده و داده‌های بسیار مفیدی را می‌تواند از طریق سیستم برنامه CRM  هوش مصنوعی و یادگیری ماشین در اختیار شما قرار دهد.

شما می‌توانید برای بهبود چند برابری فروش سازمانتان از این CRM بی‌نظیر استفاده کرده و از امکانات بسیار حرفه‌ای این نرم افزار مانند: سیستم پیش‌بینی و مدیریت هوشمند فروش، دسترسی به اطلاعات دقیق مشتری، پیشنهادات فروش و صد‌ها امکانات بهره‌مند شوید. برای کسب اطلاعات بیشتر و یا دریافت دموی تست این محصول کافیست با کارشناسان این مجموعه تماس گرفته و از مشاوره کاملا تخصصی و رایگان ما بهره‌مند شوید.

Loading...

شماره ویپ یا خط تلفن اینترنتی؟ مسئله این است!

در سال‌های اخیر تنوع خطوط تلفن به شکلی شده است تا هر کسب‌و‌کاری با هر شرایطی کاری بتوانند بنابر نیاز خود خط تلفن مناسبی را برای خود تهیه کند. خط تلفن آنالوگ، خط تلفن E1، خط تلفن هوشمند IN و سیپ ترانک از جمله خطوطی هستند که توسط شرکت مخابرات و شرکت‌های FCP مثل شاتل، آسیاتک، فناوا و … ارائه می‌شوند. سیپ ترانک را با نام‌های دیگر مثل خط تلفن اینترنتی، خط تلفن ویپ و شماره ویپ نیز می‌شناسند. این نوع خطوط ماهیت دیجیتال دارند و با استفاده از آدرس آی پی بر روی بستر اینترنت، وایرلس، زوج سیم یا فیبر نوری به مشترکین ارائه می‌شوند. در این مطلب مقاله قصد داریم به صورت مفصل راهنمای جامع نحوه خرید شماره ویپ را شرح دهیم

منظور از شماره ویپ چیست؟

پیش از آنکه بخواهیم از شماره ویپ بگوییم، بهتر است بدانید که اصطلاح درست این نوع خط “سیپ ترانک” است که به صورت عمومی به آن خط تلفن اینترنتی، خط تلفن ویپ و شماره ویپ نیز می‌گویند. سیپ ترانک یا شماره ویپ را شرکت مخابرات بر روی بستر زوج سیم و فیبر نوری و همچنین شرکت‌های خصوصی با مجوز FCP بر روی بستر اینترنت و وایرلس ارائه می‌کنند. اگر کلمه ویپ برایتان نامفهوم است بهتر است به این تعریف دقت کنید، “ویپ یا VoIP مخفف Voice over IP و به معنای انتقال صدا روی بستر شبکه است” با توجه به اینکه خطوط اینترنتی از طریق آدرس IP به مشترکین تحویل داده می‌شوند، به همین دلیل به آن‌ها خط تلفن ویپ یا شماره VOIP می‌گویند.

شماره ویپ می‌تواند به صورت 4، 5 و 8 رقمی باشد که برای استفاده از این خطوط در صورتی که از مخابرات تهیه شده باشند به یک مودم سیپ ترانک و در صورتی که از یک شرکت ارائه دهنده سرویس خط تلفن با مجوز FCP دریافت شود، نیاز به یک ارتباط اینترنتی یا وایرلس مستقیم از محل شرکت تا شرکت سرویس دهنده خواهد بود.

مزایای خرید شماره ویپ

وابستگی کمتر به سخت‌افزار

خرید شماره ویپ این امکان را به شما می‌دهد که سیستم تلفنی‌تان وابستگی کمتری به سخت‌افزار داشته باشد و برای استفاده از این خط تلفن هزینه کمتری کنید. به طور مثال اگر از خطوط آنالوگ استفاده کنید، برای ارتباط این خط تلفن با مرکزتلفن ویپ نیازمند یک مبدل که به آن گیت‌وی FXO می‌گویند، خواهید بود. با توجه به اینکه خط تلفن اینترنتی یا شماره ویپ از طریق آدرس IP به مشترکین ارائه می‌شود و همچنین از پروتکل استاندارد VOIP استفاده می‌کند، این امکان وجود دارد که بدون خرید سخت‌افزاری به عنوان مبدل با سیستم تلفن شما ارتباط برقرار کند.

امکان جابجایی دفترکار بدون از دست دادن خط تلفن

یکی از مهم‌ترین دغدغه مدیران در زمان جابجایی دفترکار از دست دادن یا از سرویس خارج شدن خط تلفن شرکت است. اگر شما از مرکز مخابراتی منطقه خط تلفن تهیه کرده باشید در زمان جابجایی دفترکار، حتی اگر امکان انتقال خط تلفن وجود داشته باشد، هفته‌ها طول خواهد کشید که در این مدت ممکن است مشتریان زیادی را از دست بدهید. در مقابل خرید شماره ویپ مخصوصا از یک شرکت FCP این امکان را به شما می‌دهد تا در زمان جابجایی دفترکار در کم‌ترین زمان ممکن سرویس خط تلفن اینترنتی را به دفترکار جدید منتقل کنید.

عدم ‌نیاز به پرداخت آبونمان

خرید شماره ویپ این مزیت را دارد تا دیگر هزینه‌ای به عنوان آبونمان پرداخت نکنید. همه ما تجربه استفاده از خط تلفن آنالوگ مخابرات را داریم. با وجود خط تلفن اینترنتی، یکی از معایب خطوط آنالوگ این است که حتی اگر از آن استفاده‌ای نکنید برایتان هزینه آبونمان روی قبض تلفن خواهد آمد که این هزینه در زمان خرید شماره VOIP وجود نخواهد داشت.

دریافت هر تعداد خط بدون محدودیت

اگر گذرتان برای دریافت خط تلفن آنالوگ به مخابرات افتاده باشد حتما با این جملات آشنا هستید: “سوییچ‌هایمان پر شده است” یا “نمی‌توانیم بیشتر از یک خط تلفن بدهیم” پس تکلیف کسب‌و‌کارهایی که تعداد تماس‌های ورودی و خروجی زیادی دارند چه می‌شود؟ مخابرات قبلا برای رفع این مشکل روی بستر زوج سیم یا فیبر نوری خط تلفن E1 که قابلیت 30 تماس همزمان را داشت ارائه می‌کرد. در سال‌های اخیر سیپ ترانک جایگزین خط تلفن E1 شده است که علاوه بر مخابرات شرکت‌های FCP نیز امکان ارائه این خط را دارند. بنابراین اگر قصد خرید شماره ویپ دارید نگران محدودیت تعداد خطوط دریافتی نباشید. معمولا هر تعداد شماره VOIP که بخواهید در اختیارتان قرار می‌دهند.

ارائه خط تلفن در مناطقی که مخابرات سرویس‌دهی ندارد

اگر در یک منطقه ای هستید که به هر دلیل مخابرات آنجا امکان سرویس‌دهی را ندارد، می‌توانید با خرید شماره ویپ از شرکت‌های خصوصی ارائه دهنده این سرویس روی بستر اینترنت یا بیسیم این مشکل را رفع کنید. شرکت‌هایی مثل شاتل، فناوا، آسیاتک و … از جمله شرکت‌های هستند که امکان ارائه شماره ویپ را دارند.

انتخاب سرشماره بر اساس سلیقه و نیاز خودتان

در زمان خرید شماره ویپ این امکان برای شما وجود دارد تا بتوانید بر اساس نیاز و سلیقه خود از میان صدها شماره تلفن شماره مورد نظر خود را انتخاب کنید. همچنین شرکت مخابرات و شرکت‌های خصوصی FCP خطوط خود را بر اساس میزان رند بودن دسته بندی می‌کنند تا در زمان خرید بتوانید انتخاب بهتری داشته باشید.

ارائه خدمات پشتیبانی بهتر

با توجه به اینکه ارائه و استفاده از سیستم‌های مبتنی بر ویپ نیازمند تخصص هستند، معمولا شرکت‌هایی که سرویس خط تلفن ویپ یا همان سیپ ترانک را دارند امکان ارائه خدمات پشتیبانی بهتری نیز دارند. شرکت‌های FCP بر خلاف شرکت مخابرات به صورت 24 ساعته آماده پاسخگویی و پشتیبانی این خطوط است.

کیفیت صدای بهتر

خط تلفن ویپ یک نوع خط دیجیتال است که به دلیل ماهیتی که دارد در زمان انتقال از یک پهنای باند بیشتر و با کیفیت‌تر استفاده می‌کند و این امکان را دارد که صدا را به صورت HD منتقل کند. به همین دلیل کیفیت صدای خطوط ویپ بسیار بالاتر از خطوط آنالوگ است.

انعطاف پذیری بالا

خرید شماره ویپ به شما امکانات زیادی را با توجه به نیاز اختصاصی کسب‌و‌کارتان می‌دهد. این خط تلفن با توجه به نوع ارتباط و تکنولوژی خود قابلیت انعطاف بالا در هر شرایط را دارد. مثلا شما می‌توانید این خط تلفن را روی مرکزتلفن ابری یا مستقیم بر روی موبایلتان بدون داشتن مرکزتلفن داشته باشید. همچنین امکان ارتباط با انواع تلفن ویپ، مرکزتلفن ویپ نرم‎‌افزاری و مرکزتلفن سخت‌افزاری و همچنین سانترال پاناسونیک را دارد و شما را محدود به استفاده از یک پلتفرم خاص نمی‌کند.

معایب خرید شماره ویپ

استفاده از هر سیستم ارتباطی مزایا و معایب خود را دارد که نسبت به نیاز و نوع هر کسب‌و‌کار ارزش هر کدام کمتر یا بیشتر می‌شود. به طور مثال ممکن است یک سازمان دولتی استفاده از شماره ویپ را مناسب نداند و به جای آن از خط تلفن E1 استفاده کند. در مقابل ممکن است یک کسب‌و‌کار آنلاین بیش‌ترین نیاز را به یک شماره تلفن اینترنتی داشته باشد و مزیت‌های این نوع خط نسبت به معایب آن برایشان بیشتر باشد. شاید تنها عیب خرید شماره ویپ را بتوان وابستگی به اینترنت یا لینک ارتباطی وایرلس دانست. زیرا در صورتی که اینترنت شرکت شما قطع شود، ارتباط شما با شرکت سرویس دهنده قطع و در نهایت امکان استفاده از خط تلفن ویپ را نخواهید داشت. (البته باید در نظر داشته باشید که با توجه به استاندارد‌هایی که شرکت‌های ارائه دهنده این خدمات رعایت می‌کنند احتمال رخ دادن چنین اتفاقی بسیار بسیار پایین می‌باشد.)

چگونه یک شماره ویپ بخریم؟

برای خرید شماره ویپ می‌توانید به مخابرات منطقه یا شرکت‌های FCP مثل شرکت شاتل، فناوا، آسیاتک، پیشگامان و … مراجعه و درخواست خط تلفن خود را با توجه به پلن‌های موجود از شرکت یا مخابرات منطقه انتخاب کنید. سیپ ترانک شاتل، سیپ ترانک آسیاتک، سیپ ترانک فناوا، سیپ ترانک پیشگامان و … از جمله خطوطی هستند که بدون مراجعه حضوری امکان دریافت را دارند. برای ثبت درخواست، کافیست به وبسایت هر کدام از این شرکت‌ها مراجعه و درخواست شماره ویپ خود را ثبت نمایید. معمولا پس از گذشت 7 روز کاری مخابرات سرویس خط تلفن گویا را روی بستر زوج سیم یا فیبر نوری و شرکت‌های FCP بر روی اینترنت یا وایرلس تحویل می‌دهند.

چگونه از شماره VOIP استفاده کنیم؟

پس از ثبت سفارش و خرید شماره ویپ به مرحله استفاده از آن می‌رسید. این خط تلفن ویپ را می‌توانید به مرکزتلفن ویپ محلی، مرکزتلفن اینترنتی، سانترال پاناسونیک یا مستقیم بر روی سخت‌افزاری مثل تلفن ویپ یا تلفن‌های نرم‌افزاری متصل و استفاده نمایید. اگر از سیستم‌ تلفنی مبتنی بر پروتکل‌های ویپ استفاده کنید کارتان بسیار ساده‌تر و کم هزینه‌تر خواهد شد. بنابراین می‌توانید با کمک یک شرکت متخصص در حوزه پیاده‌سازی مرکزتلفن ویپ و خط تلفن اینترنتی از این سرویس استفاده نمایید. همچنین در صورتی که از سانترال پاناسونیک استفاده می‌کنید، به دلیل قدیمی و آنالوگ بودن این مرکزتلفن متحمل هزینه‌ای مازاد جهت خرید کارت SIP یا لایسنس سیپ برای ارتباط با این نوع خط تلفن خواهید بود.

زمانی که خط تلفن خود را به هر کدام از این مراکزتلفن متصل کردید، می‌توانید با استفاده از تلفن ویپ رومیزی یا بیسیم، تلفن آنالوگ و همچنین سافت فون به تماس‌های ورودی پاسخ و تماس خروجی داشته باشید. خرید شماره ویپ به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید در هر کجا و هر سیستم تلفنی که دارید از آن استفاده نمایید.

 

 

مرکزتلفن ویپ، دنیایی از مزیت‌های ارتباطی

سیستم‌های تلفن ویپ با وجود قابلیت‌های بسیار زیاد و انعطافی که دارند باعث شده‌اند تا هر کسب‌و‌کاری در هر حوزه بتواند از مزیت‌های این سیستم استفاده کند. فرقی ندارد که شما یک کسب‌و‌کار اینترنتی کوچک دارید یا یک شرکت با صدها پرسنل، مرکزتلفن ویپ می‌تواند فراتر از انتظارات شما را برآورده کند. در این مقاله قصد داریم به صورت اختصاصی به مزیت‌ها و خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها بپردازیم. هلدینگ‌ها و شرکت‌های بازرگانی مجموعه‌هایی هستند که معمولا از چندین شعبه و شرکت زیر مجموعه برخودار هستند. بنابراین یک مرکزتلفن VOIP باید بتواند ارتباطاتی امن، پایدار و بهینه برای اینگونه شرکت‌ها فراهم کند. استفاده از خط تلفن سه رقمی یا چهار رقمی، ارتباط نرم‌افزارهای درون سازمانی مثل نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (نرم افزار CRM) با مرکزتلفن ویپ، تماس افراد با شماره تلفن شرکت مادر و هدایت تماس به سمت شرکت‌های زیر مجموعه، برقراری ارتباطات بین الملل شرکت‌های بازرگانی و … از جمله مواردی است که به عنوان خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها می‌توان نام برد.

مرکزتلفن ویپ چیست و چه مزایایی دارد؟

پیش از آنکه بخواهیم در مورد خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی برایتان بگوییم بهتر است کمی بیشتر در مورد سیستم تلفن VOIP  بدانید. اصطلاح VOIP مخفف Voice Over IP و به معنای انتقال صدا روی بستر شبکه است. بنابراین یک مرکزتلفن ویپ می‌تواند هم بر روی شبکه داخلی یک شرکت و هم روی بستر اینترنت مورد استفاده قرار بگیرد. بسیاری از ویژگی‌های مرکزتلفن ویپ بر خلاف سانترال منسوخ پاناسونیک به صورت رایگان ارائه می‌شود و اگر از نوع نرم‌افزاری آن استفاده کنید هیچ محدودیتی در استفاده از ویژگی‌های این سیستم نخواهید داشت.

از جمله ویژگی‌ها ‌و قابلیت‌های یک مرکزتلفن VOIP می‌توان به برقراری تماس رایگان، عدم نیاز به سیم‌کشی مجزا بر تلفن‌های رومیزی، گزارشگیری دقیق تماس‌ها، تلفن‌گویا هوشمند، صف تماس، فکس نرم‌افزاری، ارتباط آسان با سایر نرم‌افزارهای داخلی شرکت، صندوق صوتی، کنفرانس صوتی و تصویری و … اشاره کرد.

مزیت‌ها و خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها

‌اگر در حال خواندن این مقاله هستید حتما در حوزه بازرگانی یا هلدینگ فعالیت دارید و می‌خواهید بدانید که یک سیستم تلفن هوشمند ویپ چطور می‌تواند به کسب‌و‌کار شما کمک کند. همانطور که در ابتدای این مقاله گفته شد، مرکزتلفن ویپ دنیایی از مزیت‌ها‌ برای انواع کسب‌وکارها است و به دلیل انعطاف و توسعه پذیری بالا می‌تواند همسو با هر نوع کسب‌و‌کاری باشد. خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی به نوعی باید باشد که دقیقا نیازهای این حوزه را برآورده کند. همه ما می‌دانیم که یک شرکت بازرگانی معمولا با شعبات، نماینده‌ها یا شرکای تجاری خود در سایر کشورها در ارتباط است. یک شرکت مادر یا هلدینگ معمولا به کسب‌و‌کارهای زیر مجموعه و شعبات خود در سایر شهر یا کشورهای دیگر باید در ارتباط بوده و تمامی سیستم‌های نرم‌افزاری و ارتباطی آن‌ها نیز باید یکدیگر ارتباط درون شبکه‌ای داشته باشند. بنابراین یک مرکزتلفن VOIP در اینگونه کسب‌و‌کارها در وهله اول باید بتواند یک ارتباط یکپارچه، پایدار و کم هزینه ارائه دهد.

انتخاب زبان تلفن‌گویا در تماس‌های ورودی

همانطور که می‌دانید تلفن‌گویا یا منشی دیجیتال وظیفه معرفی شرکت، خوش‌آمدگویی و هدایت تماس‌های ورودی را به اشخاص یا بخش‌های مختلف شرکت بر عهده دارد. شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها به دلیل ارتباطات بین‌المللی که دارند، ممکن است تماس‌های ورودی از خارج از کشور نیز داشته باشند. بنابراین این امکان در خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی وجود دارد که تلفن‌گویا طوری طراحی شود که امکان ارتباط اشخاص با زبان‌های دیگر با بخش‌های مختلف تلفن گویا نیز مهیا شود.

ارتباط یکپارچه و رایگان بین شعب

مرکزتلفن ویپ با توجه به اینکه امکان انتقال صدا روی بستر شبکه را دارد، بنابراین می‌تواند تمامی ارتباطات یک مجموعه چند شعبه‌ای را روی بستر شبکه خصوصی یا اینترنت منتقل کند. به عنوان مثال یک شرکت هلدینگ را در نظر بگیرید، شرکت‌های زیر مجموعه برای ارتباط با شرکت مادر و سایر زیر مجموعه‌ها در حالت معمول باید شماره شهری، بین‌شهری یا بین الملل آن‌ها را شماره‌گیری کنند که این موضوع باعث یک هزینه سربار برای این مجموعه خواهد بود. حالا اگر تمام این شرکت‌ها از مرکزتلفن VOIP استفاده نمایند، با یک ارتباط ساده درون شبکه‌ای یا اینترنتی تمامی مکالمات رایگان خواهد شد. در این شرایط فقط کافیست از مبدا شماره داخلی مقصد در هر نقطه جغرافیایی شماره‌گیری شود.

همچنین شرکت‌های بازرگانی نیز ممکن است چندین شعبه، شریک تجاری یا نمایندگانی در کشور یا خارج از کشور داشته باشند که به دلیل مراودات زیاد تماس‌هایی بین آن‌ها رد و بدل خواهد شد. شرکت‌های بازرگانی نیز با استفاده از یک سیستم تلفن هوشمند ویپ می‌توانند ارتباطات تلفنی خود را بهیه و هزینه مکالمات را به حداقل برسانند. برقراری ارتباطات یکپارچه و کاهش هزینه مکالمات یکی از مهم‌ترین خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها محسوب می‌شود.

استفاده از یک شماره تلفن و هدایت تماس به شعبات

راهکار یکپارچه‌سازی ارتباطات تلفنی شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها با استفاده از مرکزتلفن ویپ به ارتباط شعبات ختم نمی‌شود. این نوع کسب‌و‌کارها با استفاده از یک خط تلفن 3 یا 4 رقمی می‌توانند سیستم تلفنی را به نحوی پیاده‌سازی کنند که اگر فردی با یک شرکت بازرگانی یا هلدینگ تماس گرفت برای ارتباط با سایر شعب، نمایندگان یا شرکای تجاری با ورود یک عدد بر روی تلفن‌گویا به مقصد مورد نظر متصل شود. با این روش علاوه بر داشتن یک خط تلفن ثابت توسط شعبات، امکان برقراری تماس بکپارچه از طریق یک شماره تلفن واحد نیز وجود خواهد داشت.

ارتباط یکپارچه مرکزتلفن ویپ با CRM

خدمات ویپ برای هلدینگ ها و شرکت های بازرگانی معمولا حول محور ارتباطات یکپارچه می‌چرخد. معمولا شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ که از پشتیبانی VOIP استفاده می‌کنند، نرم‌افزارهای دیگری نیز برای برقراری ارتباطات یکپارچه درون سازمانی نیز دارند. یکی از این نرم‌افزارهای پرکاربرد، ‌نرم‌افزار بهترین CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری است. ارتباط مرکزتلفن ویپ با نرم‌افزار CRM قابلیت‌های زیادی به شما می‌دهد که در نتیجه بهره‌وری شرکت شما را افزایش خواهد داد.

یکی از این ویژگی‌ها، قابلیت پاپ‌آپ تلفنی است. زمانی که یکی از مشتریان شما با مرکزتماس شرکت تماس می‌گیرد، روی کامپیوتر اپراتور پیش از برداشتن گوشی تلفن یک نرم‌افزار به صورت اتوماتیک باز می‌شود و اطلاعات و سابقه فرد تماس‌گیرنده را نشان می‌دهد و اپراتور می‌تواند با آگاهی نسبت به شخص تماس‌گیرنده پاسخ دهد.

سیستم نظرسنجی مکالمات

یکی دیگر از VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها که می‌تواند باعث افزایش رضایتمندی مشتریان این کسب‌و‌کارها شود، نرم‌افزار نظرسنجی تلفنی است. سیستم نظرسنجی تلفنی یک ماژول ارزیابی مکالمات پرسنل است که به صورت اتوماتیک پس از مکالمه از فرد تماس‌گیرنده نظرخواهی می‌کند. به طور مثال پس از اتمام مکالمه اپراتور با مشتری، در صورت قطع نکردن تماس از سوی مشتری پیامی جهت ارزیابی کیفیت پاسخگویی برای تماس‌گیرنده پخش خواهد شد.

دسترسی مدیران به گزارشات تماس و خط تلفن داخلی شرکت، در خارج از شرکت

مدیران شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ‌ها ممکن است به دلیل مشغله‌ها یا سفرهای کاری دائما در شرکت حضور نداشته باشند اما نیاز به دسترسی به خطوط تلفن داخل شرکت، ارتباط با داخلی‌های دیگر و دسترسی به گزارش مکالمات پرسنل خود داشته باشند. مرکزتلفن VOIP با توجه به ماهیت تحت شبکه خود امکان دسترسی از هر نقطه جغرافیایی را دارد. بنابراین اگر شخصی خارج از شرکت باشد و بخواهد از طریق شماره‌ تلفن ثابت شرکت با یکی از مشتریان تماس بگیرد، این امکان وجود خواهد داشت. مدیران شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ حتی اگر خارج از کشور باشند، امکان دسترسی به گزارش تماس‌ها، خط تلفن ثابت شرکت و ارتباط رایگان و داخلی به داخلی را با پرسنل خود دارند.

مرکزتلفن ویپ، یار و یاور هلدینگ‌ها و شرکت‌های بازرگانی

سیستم تلفن VOIP با توجه به قابلیت‌‌های زیاد و انعطاف پذیری بالا در هر کسب‌و‌کاری خودش را قالب هر نوع نیاز شرکت‌ها می‌کند. درست است که این مرکزتلفن قابلیت توسعه پذیری بالایی دارد، اما باید به این نکته توجه کنید که به طور مثال این سیستم تلفن به خودی خود توانایی ارائه خدمات VOIP برای شرکت های بازرگانی و هلدینگ ها را ندارد و برای نیازسنجی و ارائه پیشنهاد‌ات هوشمندانه نیازمند به یک تیم با تجربه در پیاده سازی و استقرار خواهد بود. مهم‌ترین نیازمندی شرکت‌های بازرگانی و هلدینگ برقراری ارتباطات یکپارچه با شعب، نمایندگی‌ها، شرکای تجاری و همچنین سایر نرم‌افزارهای درون سازمانی است. بنابراین مرکزتلفن ویپ باید به گونه‌ای طراحی شود که علاوه بر خدمات پایه‌ای، بتواند به بهترین نحو ارتباطات این کسب‌و‌کارها را بهبود و یکپارچه سازد.

همین حالا با ما تماس بگیرید

با توجه به مطالب ذکر شده، چنانچه نیاز به مشاوره دارید ، همکاران ما با اشتیاق فراوان منتظر پاسخ گویی به شما عزیزان هستند.

کافیست فقط با ما تماس بگیرید : 74327-021

راه اندازی تلفن گویا ، منشی تلفنی خستگی نا‌پذیر

راه اندازی تلفن گویا یا منشی دیجیتال هوشمند سال‌های زیادی است که به عنوان یک سرویس ارتباطی قدرتمند و منعطف در شرکت‌های ارائه کننده خدمات یا شرکت‌های فروش تجهیزات بسیار مورد استقبال قرار گرفته است. شاید پیش خود بگویید سیستم منشی‌‌ دیجیتال از همان سال‌های ابتدایی ورود سانترال یا حتی تلفن‌های خانگی وجود داشته است و سرویسی نیست که آن را قدرتمند، هوشمند یا منعطف بخوانیم. در سال‌های اخیر با توجه به پیشرفت و مهاجرت سیستم‌های تلفنی منسوخ مثل سانترال پاناسونیک به سمت سیستم‌های تلفنی نوین و هوشمند که به آن‌ها مرکز‌تلفن ویپ گویند، نوع سرویس‌دهی تلفن‌گویا یا همان منشی دیجیتال تغییر و به صورت کامل هوشمندانه شده است. در ادامه شما را بیشتر با منشی دیجیتال آشنا خواهیم کرد و به شما می‌گوییم که این سرویس چطور می‌تواند کسب‌و‌کار‌تان را در کنار بهترین CRM متحول کند.

سامانه تلفن‌ گویا چیست؟

حتما برای شما هم پیش آمده است که با یک شرکت تماس بگیرید و به محض برقراری ارتباط به صورت اتوماتیک شخصی شرکت را معرفی ‌کند، به شما خوش‌آمد بگوید و در ادامه واحدهای مختلف شرکت را با ذکر یک عدد نام ببرد تا شما سریع‌تر بتوانید با واحد یا شخص مورد نظرتان ارتباط برقرار کنید. به این سیستم، تلفن گویا یا منشی دیجیتال می‌گویند. یک منشی خستگی ناپذیر و 24 ساعته! این سناریو از ساده‌ترین خدمات تلفن‌گویا است.

خدمات تلفن‌گویا یکی از مهم‌ترین بخش‌های مرکزتلفن VOIP است. در واقع یک ماژول نرم‌افزاری بر روی یک مرکزتلفن VOIP است که می‌تواند در ساده‌ترین حالت افراد تماس‌گیرنده را به واحدهای مختلف سازمان راهنمایی کند یا به صورت حرفه‌ای و برنامه‌ریزی شده، به طور مثال از مشتریان شرکت شما برای دریافت پشتیبانی کد مشتری بگیرد، به صورت هوشمندانه یک مسابقه تلفنی یا یک تلفن قصه‌گو راه‌اندازی کنید، ارتباط مشتری را به یک درگاه پرداخت برقرار کند یا یک سیستم نوبت‌دهی بیمارستان باشد و بسیاری قابلیت‌های هوشمندانه دیگر که در ادامه با جزئیات بیشتری توضیح خواهیم داد.

راه اندازی سامانه تلفن گویا بر روی بستر مرکز تلفن VOIP

برای راه اندازی تلفن گویا در شرکت خود، ابتدا باید بستر مناسب آن را فراهم کنید. اولین قدم، داشتن یک شبکه کابلی یا بیسیم داخلی پایدار است که معمولا اکثر شرکت‌ها این بستر ارتباطی را به دلیل وجود کامپیوتر و اینترنت داخلی دارند. پس نگران اضافه کردن کابل یا تجهیزات اضافی نباشید.

قدم بعدی که مهم‌ترین قدم برای داشتن یک منشی‌ دیجیتال هوشمند است، داشتن یک مرکز تلفن تحت شبکه است. مرکز تلفن ویپ در واقع وظیفه مدیریت تماس‌های شما را که تلفن گویا بخشی از آن است، دارد. با توجه به ماهیت نرم‌افزاری مرکز ‌تلفن برای استقرار نیازمند یک سرور برای سرویس‌دهی خواهد بود. سیستم منشی دیجیتال هوشمند یک ماژول نرم‌افزاری از مرکز تلفن قدرتمند VOIP است که پس از پیاده‌سازی کامل مرکز تلفن VOIP با توجه به نیاز هر کسب‌و‌کار پیاده‌سازی خواهد شد. پیش از راه‌اندازی تلفن‌گویا باید اطلاعاتی را به شرح زیر در اختیار کارشناس استقرار سیستم تلفن تحت شبکه قرار دهید:

• تمام نیازتان و هر چیزی که در ذهنتان می‌گذرد را صراحتا به مجری پروژه‌تان بگویید. این مهم‌ترین بخش برای طراحی سناریو بر اساس شرح نیازتان است. مثلا اگر ‌همیشه پشت میزتان نیستید و بخشی از روز را خارج از شرکت به سر می‌برید و نمی‌خواهید تماسی را از دست بدهید حتما اعلام کنید. اگر نیاز به صندوق صوتی برای دریافت انتقادات و پیشنهادات دارید، یا می‌خواهید مثلا با وارد کردن یک عدد آدرس شرکت، شماره حساب یا هر اطلاعات دیگر برای تماس‌گیرنده پخش شود به صورت کامل توضیح دهید.
• بر اساس سلیقه و بودجه‌ای که در نظر گرفته‌اید برای ضبط صدا به صورت استودیویی یا توسط خودتان تصمیم بگیرید.
• متن خوش‌آمد‌گویی و پیامی که می‌خواهید پخش شود را آماده کنید. مثلا: “سلام، شما با شرکت ویپینگ تماس گرفته اید، برای ارتباط با واحد فروش عدد یک، برای …”
• پس از تهیه متن، پیش از راه‌اتدازی تلفن گویا، اعداد تخصیص یافته به داخلی‌ها یا گروه‌های کاری را مشخص کنید. مثلا اگر داخلی اول جهت ارتباط با گروه فروش است، داخلی‌های کارشناسان فروش را برای کارشناس استقرار مشخص کنید.

راه‌اندازی تلفن گویا جزئیات فنی بیشتری دارد که باید کارشناس پیاده‌سازی برای شما شرح دهد. مثلا می‌توانید تعیین کنید کسی بتواند به صورت مستقیم یک داخلی را بگیرد یا خیر، فردی که تماس می‌گیرد چند بار امکان وارد کردن عدد اشتباه را داشته باشد، وقتی به انتهای پیام خوش‌آمدگویی رسید، پیام تکرار شود، به یک داخلی مثلا اپراتور وصل شود یا مجدد پیام خوش‌آمدگویی از ابتدا پخش شود. پیاده‌سازی سرویس‌های هوشمند مثل منشی دیجیتال نیازمند بررسی و توجه به شرح‌نیاز دقیق مدیر یک کسب‌و‌کار و یک تیم حرفه ای خدمات VOIP دارد. به صورت کلی موارد یک تا چهار مهم‌ترین گزینه‌هایی هستند که پیش از پیاده‌سازی باید با آن توجه کنید.

راه اندازی تلفن گویا چطور به کسب‌و‌کار شما کمک ‌می‌کند؟

اگر بخواهیم به صورت خلاصه مزیت راه اندازی تلفن گویا را برای کسب‌و‌کارتان بگوییم، در واقع این سرویس همانطور که از نام دیگرش، منشی تلفنی پیداست وظیفه مدیریت تماس‌های ورودی شما را به صورت هوشمندانه، دقیق و در 24 ساعت شبانه روز دارد. راه اندازی تلفن گویا در شرکت شما برای شخصی که اولین بار با شما تماس می‌گیرد، ویترین شرکت‌تان است. شما حتی اگر یک کسب‌و‌کار کوچک داشته باشید، با استفاده از منشی دیجیتال هوشمند شرکت‌تان را سازمان یافته و منظم نشان می‌دهید. معرفی شرکت، خوش‌آمدگویی و نام بردن دپارتمان‌های مختلف مخصوصا با یک صدای گوینده می‌تواند در اولین قدم ارتباط با مشتری بسیار برای‌تان سودمند و باعث جلب توجه و اعتماد شود.

از دیگر مزیت‌های راه اندازی تلفن گویا که می‌تواند به کسب‌و‌کار شما کمک کند، ارتباط فرد تماس‌گیرنده بدون معطلی با واحد یا شخصی است که قصد ارتباط با او را دارد. فرض کنید این سرویس وجود نداشت و منشی یک شرکت به صورت سنتی به این تماس‌ها پاسخ می‌داد و به واحد‌های مختلف وصل می‌کرد. در این شرایط شما به عنوان مدیر یک کسب‌و‌کار باید یک نیرو تمام وقت، صرفا برای پاسخگویی به این تماس‌ها استخدام می‌کردید. علاوه بر این موضوع، مشتریان شما می‌توانند روی تلفن‌گویا و در صندوق صوتی برای شما پیام بگذارند، فکس خود را ارسال کنند، پیام‌ها و سوالات متداول مثل آدرس، شماره حساب و ساعت‌کاری را گوش کنند و بسیاری قابلیت دیگر که فعلا به همین توضیحات مختصر بسنده می‌کنیم و در ادامه شما را با سودمندی‌های هوشمندانه منشی دیجیتال بیشتر آشنا می‌کنیم.

سودمندی‌های پنهان راه اندازی تلفن گویا

هر وقت صحبت از تلفن گویا یا منشی‌دیجیتال می‌شود معمولا تنها چیزی که به ذهنمان می‌رسد همان پیام خوش‌آمدگویی است که همه‌جا شنیده‌ایم. اما این سرویس مهم از خدمات ویپ توانایی ارائه خدمات بسیار گسترده‌تری را نیز دارد که شاید تا به حال به ذهن شما خطور نکرده باشد. با توجه به اینکه راه‌اندازی تلفن‌گویا هوشمند یکی از خدمات مرکز تلفن VOIP که در واقع یک سیستم تلفنی کد‌باز است محسوب می‌شود، امکان برنامه‌نویسی و پیاده سازی انواع نیازمندی‌های شرکت‌ها را در هر نوع کسب‌و‌کار دارد. اصطلاح کدباز به پلتفرم‌هایی گفته می‌شود که تمامی متخصصان امکان دسترسی به هسته نرم‌افزار و تغییرات را دارند. مرکز تلفن ویپ شرکت ویپینگ این قابلیت را به شما می‌دهد تا بتوانید بر اساس نیاز، هرگونه شخصی‌سازی را انجام دهید. در ادامه تعدادی از انواع ماژول‌های متداول از خدمات تلفن‌گویا که فراتر از یک سیستم خوش‌آمدگویی هستند معرفی خواهیم کرد.

1- سیستم نوبت دهی

شاید برای‌تان پیش آمده باشد که برای دریافت نوبت با یک کلینیک یا بیمارستان تماس گرفته باشید و پس از معرفی و پیام خوش‌آمدگویی از شما خواسته است تا زمان حضور خود و پزشک مرتبط را انتخاب کنید و به این صورت نوبتی برای شما در یک تاریخ و ساعت خاص ثبت می‌شود. این سیستم نوبت‌دهی در واقع بر روی تلفن گویا پیاده سازی شده است و یکی از خدمات ویپ محسوب می‌شود.

2- سیستم تیکتینگ تلفنی

از دیگر مزایای راه اندازی تلفن گویا می‌توان به ماژول تیکیتینگ تلفنی که یکی دیگر از سرویس‌هایی است که بر روی ماژول منشی دیجیتال و مرکز تلفن ویپ پیاده‌سازی می‌شود، اشاره کرد. مشتریان شما با شماره پشتیبانی تماس می‌گیرند و مشکل سیستم خود را به صورت یک صدا برای کارشناس مربوط ثبت می‌کنند. کارشناس پشتیبانی مربوطه پس از دریافت تیکت صوتی می‌تواند اقدامات لازم را برای خدمات پشتیبانی ارائه نماید.

3- سیستم ثبت اطلاعات کارجویان به صورت تلفنی

شرکت‌های کاریابی همواره در جست‌وجو و جمع آوری اطلاعات کارجویان و کارفرماها هستند. معمولا شرکت‌هایی در این حوزه موفق هستند که بتوانند دیتابیس بزرگی از این مشخصات داشته باشند. علاوه بر ثبت اطلاعات کارجویان و کارفرماها به صورت کاغذی و اینترنتی، امکان ثبت اطلاعات به صورت صوتی بر روی یک تلفن گویا هوشمند نیز خواهد بود. مزیت استفاده از این سیستم برای کارفرماها، شنیدن لحن معرفی کارجو خواهد بود.

4- سیستم رزرواسیون تلفنی

بسیاری از کسب‌و‌کارها مثل هتل‌ها، مراکز فروش بلیط و… که برای ارائه خدمت نیاز به رزرواسیون از پیش دارند، می‌توانند از این سیستم استفاده کنند. مثلا فردی با یک هتل تماس می‌گیرد، سیستم پس از خوش‌آمدگویی از کاربر می‌خواهد تا تاریخ اقامت خود را وارد کند. در صورت خالی بودن اتاق، اطلاعات ثبت و در صورت نیاز به یک درگاه پرداخت بانکی جهت پرداخت متصل خواهد شد. اگر در تاریخ مورد نظر اتاقی خالی نباشد نیز سیستم به صورت اتوماتیک به فرد تماس‌گیرنده اعلام خواهد کرد.

5- سیستم هوشمند پشتیبانی

بسیاری از شرکت‌هایی که بخشی به عنوان خدمات پشتیباتی دارند، با این مشکل مواجه شدند که افرادی که در لیست مشتریان‌شان نیستند برای دریافت پشتیبانی یا حل مشکلاتشان با مرکز‌ پشتیبانی تماس برقرار می‌کنند. این موضوع باعث می‌شود که شرکت نتواند به مشتریان خودش سرویس مناسب بدهد. زیرا زمان زیادی را با افرادی که مشتری این کسب‌و‌کار نیستند می‌گذراند. یکی دیگر از انواع خدمات تلفن گویا، استفاده از شماره مشتری است. زمانی که فردی با بخش پشتیبانی شرکت شما تماس می‌گیرد تنها با وارد کردن شماره مشتری خود می‌تواند با کارشناسان پشتیبانی صحبت کند، در غیر اینصورت به طور مثال به بخش فروش متصل خواهد شد.

6- تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفنی

یکی دیگر از سرویس‌های هوشمندی که روی تلفن گویا پیاده سازی می‌شود، تلفن قصه‌گو و مسابقه تلفنی است. در واقع شخصی که با شماره‌های اعلام شده تماس می‌گیرد، می‌تواند بر اساس سلیقه خود در منوی صوتی تلفن قصه‌گو داستان خود را انتخاب و گوش کند. مسابقات تلفنی نیز با همین شرایط برگزار می‌شوند. شاید برایتان سوال پیش بیاید که داشتن این مدل تلفن گویا که ممکن است ساعت‌ها خطوط شرکت را اشغال کند چه سودی دارد؟ در بین انواع خطوط مخابراتی، خطی به نام IN وجود دارد که بر حسب دقیقه، هزینه‌ای مازاد برای ارائه خدمت، به حساب تماس‌گیرنده یا قبض تلفن اضافه می‌کند. بنابراین درآمد چنین کسب‌و‌کارهایی بر اساس میزان مکالمات افراد تماس‌گیرنده خواهد بود.

تبریک! به زودی کسب‌وکار موفق‌تری خواهید داشت.

اگر تا اینجای این مطلب را مطالعه کرده‌اید پس حتما عزمتان برای یک تغییر و تحول اساسی در کسب و کارتان جزم شده است! تا اینجای مقاله با مزیت‌های راه‌اندازی تلفن‌گویا آشنا شده‌اید، حالا می‌دانید که منشی دیجیتال فقط یک پاسخگوی خودکار یا یک پخش‌کننده پیام خوش‌آمدگویی نیست و می‌تواند بسیار هوشمندانه‌تر به کسب‌و‌کار شما کمک کند. برای داشتن این منشی دیجیتال خستگی‌ناپذیر و 24 ساعته نیازمند تجربه کافی و یک تیم متخصص جهت پیاده‌سازی و پیکربندی خواهید بود. همانطور که گفته شد تلفن گویا ویترین و اولین راه ارتباط شما با مشتریان احتمالی‌تان است، بنابراین پایداری و کیفیت این سیستم برای هر کسب‌و‌کاری بسیار مهم خواهد بود. شرکت ویرا پردازش رامان با نام تجاری ویپینگ با سال‌ها تجربه موفق در زمینه پیاده‌سازی مرکزتلفن VOIP و راه اندازی تلفن گویا ، آموزش و مشاوره به شرکت‌ها و ارگان‌های دولتی مختلف آماده پاسخگویی و مشاوره رایگان به شما عزیزان در زمینه خدمات تلفن گویا خواهد بود.

 

منظور از خدمات ویپ چیست؟

خدمات ویپ در واقع تمام سرویس‌هایی است که یک شرکت متخصص در حوزه پیاده‌سازی و استقرار مرکز تلفن ویپ به شما ارائه می‌دهد. یک شرکت ارائه دهنده پشتیبانی VOIP وظیفه ارائه مشاوره صادقانه با توجه به شرح نیاز و بودجه شما را دارد. چنین شرکتی باید توانایی بررسی و نیازسنجی دقیق پروژه شما را داشته باشد، تجهیزات مورد نیازتان را تامین کند، اگر نیازمند نرم‌‍‌افزار خاصی مثل سیستم نظرسنجی تلفنی، نوبت‌دهی تلفنی،ماژول مدیر منشی، صدور قبض، سیستم رزواسیون و … بودید، توانایی برنامه‌نویسی و پیاده‌سازی آن را بر روی مرکز‌تلفن تحت شبکه داشته باشد. در ادامه به جزئیات بیشتری از فاکتورهای انتخاب یک شرکت خدمات ویپ می‌پردازیم.

چطور یک شرکت خدمات ویپ را انتخاب کنیم؟

در هر حوزه کاری شرکت‌ها و اشخاص زیادی مدعی توانایی خدمت‌رسانی به نیازمندی‌های مدیران کسب‌و‌کارها هستند. با توجه به اینکه سیستم تلفن VOIP مخصوصا برای شرکت‌هایی که تماس‌های ورودی و خروجی زیادی دارند، به نوعی قلب تپنده اینگونه شرکت‌ها است، بنابراین از حساسیت حائز اهمیتی برخوردار هستند. مدیران کسب‌و‌کار برای انتخاب یک شرکت خدمات ویپ باید نکته‌سنجی و دقت زیادی را به خرج دهند. در ادامه فاکتورهای مهمی را که شرکت‌های متخصص خدمات مرکزتلفن ویپ برای ارائه خدمت باید داشته باشند معرفی خواهیم کرد.

مشاوره و نیازسنجی دقیق و منصفانه برای ارایه خدمات ویپ از شرکت های دانش‌بنیان

مهم‌ترین بخش پیش از اجرای یک پروژه ویپ، نیازسنجی دقیق بر اساس شرح نیاز شما خواهد بود. بنابراین در اولین قدم، شرکتی که انتخاب می‌کنید باید آنقدر تجربه و رزومه خوبی داشته باشد تا بتواند دقیقا بر‌اساس میزان بودجه، نیازهای کسب‌و‌کار و پیشنهادهایی که از دید شما پنهان است، مشاوره دهد و سناریو پروژتان را طراحی کند.

دریافت لیست مشتریان شرکت ارائه دهنده خدمات VOIP

معمولا با کنکاش در لیست مشتریان یک شرکت خدمات VOIP اطلاعات مناسبی را می‌توانید به دست آورید. لیست مشتریان در واقع تجربه و سابقه یک شرکت را نشان می‌دهد و به شما می‌گوید که تا به حال چندین شرکت خصوصی یا دولتی در کسب‌‌و‌کارهای مختلف به آن شرکت اعتماد و پروژه خود را به آن‌ها سپرده‌اند. صریح بخواهیم بگوییم شرکت‎‌هایی که لیست مشتری محدودی دارند بی‌شک تازه کار هستند و اگر دنبال یک شرکت باسابقه هستید همین اول راه می‌توانید بر اساس این لیست تصمیم خودتان را برای همکاری بگیرید.

تامین تجهیزات سخت‌افزاری برای خدمات VOIP توسط شرکت های وارد کننده

شرکت‌های ارائه دهنده سیستم‌تلفن تحت شبکه، سخت‌افزارهای مورد نیاز پروژه را یا از همکاران واردکننده تجهیزات تهیه می‌کنند یا خودشان به صورت مستقیم تامین کننده هستند. به صورت کلی برای شما تفاوتی نخواهد داشت که شرکتی که می‌خواهید پروژه خود را به آن‌ها بسپارید، سخت‌افزار را از انبار خود تامین می‌کند یا از همکارانشان که در زمینه واردات سخت افزار ویپ فعالیت دارند. نکته‌ای که باید به آن توجه داشته باشید گارانتی سخت‌افزار، قیمت مناسب و از همه مهم‌تر شناخت کامل تجهیزات ویپ توسط آن شرکت است. زیرا در صورتی که شرکت خدمات VOIP با این تجهیزات به خوبی آشنا نباشد، نمی‌تواند بهترین انتخاب و راهکار را به شما ارائه دهد. بنابراین دلیل پیشنهاد هر برند یا محصول را از آن‌ها جویا شوید و خودتان نیز کمی در مورد تجهیزات تحقیق کنید.

پیاده‌سازی و استقرار پایدار و با کیفیت خدمات ویپ

مرحله استقرار سیستم تلفن ویپ باید طبق یک برنامه‌ریزی و بررسی زیرساخت شرکت صورت بگیرید. بنابراین شرکت ارائه‌کننده خدمات ویپ باید علاوه بر توانایی استقرار سرور مرکزتلفن ویپ با زیر‌ساخت شبکه نیز آشنا باشد. مسلما شما به عنوان یک مدیر، سراغ هر شرکتی برای ارائه خدمات VOIP بروید مدعی پیاده‌سازی پایدار و باکیفیت خواهند بود. اما چطور می‌توان این اطمینان را به دست آورد؟ بهترین روش، بررسی رزومه و نامه‌های حسن انجام کار آن‌ها است. از آن‌ها بخواهید تا شرکت‌های مرتبط با کسب‌و‌کارتان را که در لیست رزومه خود دارند معرفی کنند که در صورت امکان از آن‌ها استعلام بگیرید.

توانایی برنامه‌نویسی بر اساس نیاز اختصاصی شما

بسیاری از شرکت‌های ارائه کننده خدمات VOIP با پلتفرم‌های نرم افزاری کار می‌کنند. یک مرکزتلفن نرم‌افزاری به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید به هسته آن دسترسی داشته باشید و هر نیاز اختصاصی که دارید با کمک یک برنامه نویس پیاده سازی کنید. به طور مثال سیستم نظرسنجی تلفنی، نوبت‌دهی کلینیک یا  بیمارستان، سیستم رزرواسیون، سرویس مدیر منشی، ارتباط با نرم افزارهای جانبی مثل اتوماسیون اداری و مدیریت ارتباط با مشتری (نرم افزار CRM)، و… از جمله مواردی هستند که تنها شرکت‌هایی که تجربه کافی و تیم برنامه‌نویسی روی VOIP دارند، امکان ارائه این خدمات را خواهند داشت. بنابراین پیش از سپردن پروژه به هر شرکت، لیست ماژول و نرم افزارهایی که از پیش نوشته‌اند را بخواهید.

امکان ارائه خدمات مرکز تماس

اگر شما یک شرکت فروش تجهیزات یا ارائه‌کننده خدمات و پشتیبانی باشید، احتمالا داشتن یک سیستم مرکزتماس کارآمد برای شما مهم خواهد بود. مرکزتماس بر پایه صف‌تماس پیاده سازی می‌شود ، ویژگی‌های گزارش‌دهی دقیق از تماس اپراتورها، اطلاعات ورود و خروج شیفت، ارتباط از طریق سایر پلتفرم های ارتباطی از طریق همان پنل مرکزتماس و … از جمله مواردی است که یک مرکزتماس حرفه‌ای باید داشته باشد. بنابراین اگر تصمیم دارید برای بخش مرکزتماس خود با یک شرکت خدمات ویپ همکاری کنید، حتما رزومه دقیق آن‌ها و پروژه‌های موفق آن‌ها را مورد بررسی قرار دهید.

نحوه پرداخت و تسویه حساب با شرکت ارائه دهنده خدمات ویپ

شما به عنوان یک مدیر کسب‌و‌کار حتما برای پیاده‌سازی مرکزتلفن ویپ در شرکت خود بودجه ای را کنار گذاشته‌اید و اینکه این بودجه در جای درست خود و با چه شرایطی خرج شود بی‌شک برای‌تان اهمیت دارد. ‌برخی از شرکت‌ها تمام مبلغ پروژه را در زمان نوشتن قرارداد و پیش از شروع پروژه دریافت می‌کنند. بعضی دیگر طبق توافق درصدی را پیش از آغاز و مابقی را در زمان تحویل پروژه دریافت می‌کنند. کمتر شرکتی پیدا می‌شود که تمام هزینه پروژه را در صورت رضایتمندی شما پس از تحویل پروژه دریافت کند که مطمئنا چنین شرایط پرداختی برای مدیر یک شرکت بهترین گزینه خواهد بود. بنابراین در زمان تحقیق، بررسی و انتخاب یک شرکت خدمات ویپ حتما به نحوه تسویه حساب توجه کنید.

چگونگی پشتیبانی سیستم تلفنی

هر نرم‌افزار، سخت افزار و سیستم تحت شبکه مبتنی بر ویپ در هر شرکت نیازمند پشتیبانی ویپ و خدمات شرکت فروشنده یا ارائه دهنده خدمات می‌باشد. مخصوصا یک سیستم تلفن‌ ویپ که تمام ارتباطات یک شرکت بر دوش آن است. بنابراین پیش از عقد قرارداد با یک شرکت خدمات ویپ، به صورت کامل از نحوه پشتیبانی آن‌ها اطلاعات کسب کنید. مثلا اگر نیازمند پشتیبانی 24 ساعته هستید، حتما این موضوع را مطرح کنید. بسیاری از شرکت‌های این حوزه فقط در ساعات اداری فعالیت دارند. بنابراین دریافت شرح چگونگی پشتیبانی مرکز تلفن ویپ را در زمان انتخاب شرکت خدمات VOIP حتما دریافت و دقیق مطالعه کنید.

راهکارهای برقراری امنیت در خدمات VOIP

یکی از مهم‌ترین توانایی‌های یک شرکت خدمات ویپ، توانایی برقراری امنیت مرکز تلفن ویپ است. سیستم تلفن ویپ با توجه به ماهیت تحت شبکه و نوع پروتکلی که استفاده می‌کند، همیشه در معرض سودجویی هکرها است و در صورتی که سرور شما دسترسی به اینترنت داشته باشید امکان اتک خوردن و در نتیجه دریافت یک قبض تلفن سنگین برای شما وجود دارد. به صورت کلی امنیت در سیستم‌های تحت شبکه همیشه امری نسبی است اما همین امنیت نسبی نیازمند تخصص کافی و آشنایی با پروتکل‌ها و سیستم‎های امن سازی مرکز تلفن VOIP را دارد. بنابراین اگر امنیت مرکز تلفن ویپ برای شما اهمیت دارد حتما از شرکتی که می‌خواهید پروژه‌تان را به آن‌ها بسپارید، نمونه پروژه‌های برقراری امنیت که قبلا پیاده‌سای کردند را بخواهید.

شرکت ارائه دهنده خدمات VOIP را هوشمندانه و آگاهانه انتخاب کنید.

با توجه به تمامی موارد و توضیحاتی که ارائه شد، شما به عنوان یک مدیر کسب‌و‌کار باید پیش از انتخاب یک شرکت خدمات ویپ تمام فاکتورها را بررسی و مورد ارزیابی قرار دهید. در واقع با دانستن اطلاعاتی که در اختیارتان قرار دادیم، در نتیجه یک انتخاب هوشمندانه خواهید داشت. یک انتخاب دقیق بر اساس رزومه، قیمت‎گذاری و شرایط تسویه حساب، نحوه پشتیبانی، توانایی پیاده سازی نیازهای خاص شما و سایر موارد دیگری که به تفصیل شرح داده شد باعث می‌شود بدون دغدغه یک سیستم تلفنی باکیفیت و پایداری را سال‌های سال داشته باشید.

همین حالا با ما تماس بگیرید

با توجه به مطالب ذکر شده، چنانچه نیاز به مشاوره دارید ، همکاران ما با اشتیاق فراوان منتظر پاسخ گویی به شما عزیزان هستند.

کافیست فقط با ما تماس بگیرید : 74327-021